이 항목은 다음 섹션으로 구성되어 있습니다.
데이터베이스는 유사한 정보의 구조적 모음으로서, 일련의 항목(또는 레코드)으로 구성되어 있습니다. 항목은 전화번호부의 목록과 같은 개별적인 데이터 집합을 구성합니다.
데이터베이스의 요약 페이지에는 항목이 행 단위로 표시됩니다. 각 행은 특정한 유형의 데이터(예: 이름, 주소, 전화 번호)를 담은 필드 또는 열로 나뉩니다. 데이터베이스 작성자는 요약 페이지에 표시할 필드를 선택할 수 있습니다. 요약 페이지에서 원하는 항목의 제목이나 아이콘 (
)을 클릭하면 개별 항목의 페이지가 열립니다. 데이터베이스의 요약 페이지에는 데이터베이스의 기본 제공 대시보드를 선택적으로 표시하여 해당 데이터베이스에 있는 데이터를 요약할 수 있습니다.
데이터베이스 항목 페이지에는 설명 영역, 첨부 파일 상자, 그리고 해당 항목의 수정 내역을 자동으로 기록하는 변경 로그 등 특정 항목의 모든 필드가 표시됩니다. 이러한 필드는 항목 페이지에만 표시되며, 요약 페이지에는 표시되지 않습니다.
하나 이상의 데이터베이스 데이터 소스에 대한 정보를 요약하고 표시하는 데이터베이스 대시보드 항목을 eRoom에 만들 수 있습니다. My eRoom 페이지에는 데이터베이스, 일정 및 프로젝트 계획 대시보드를 표시하고 구성할 수 있는 대시보드 탭이 포함되어 있습니다. 따라서 My eRoom은 여러 eRoom에서 자주 업데이트되는 항목을 유지하기 위한 중앙 위치 역할을 제공합니다.
데이터베이스 구조는 다음 요소로 이루어집니다.
필드 -- 요약 페이지에 있는 각 데이터베이스 항목(또는 행)에 대해 한 개 범주의 정보(또는 열)를 기록합니다(예: 제목, 작성자, 날짜 등).
필드 형식 -- 필드에 입력할 수 있는 정보의 종류(또는 데이터 유형)입니다. —즉 일반적인 숫자나 날짜, 또는 설명이나 첨부 파일을 말합니다.
필드 옵션 -- 필드의 특정 속성을 정의하는 설정입니다. 옵션은 데이터 유형에 따라 다릅니다. 설정 옵션의 일부 예제로는 텍스트 필드에 허용되는 문자 수, 필드의 초기(또는 기본) 값 또는 필드가 항목 페이지나 요약 페이지에 표시되는 방법 등이 있습니다.
그룹화 옵션 - 데이터베이스 요약 페이지에서 범주(예: 우선 순위, 상태, 날짜)로 사용되는 필드를 기준으로 값을 같은 항목끼리 그룹화할지 여부를 정합니다.
대시보드 옵션 - 데이터베이스에서 대시보드로 요약할 필드와 그러한 필드의 기본 옵션을 정합니다. 데이터베이스의 요약 페이지에 대시보드를 표시할지 여부도 선택할 수 있습니다.
만들거나 사용하는 eRoom 데이터베이스의 종류는 관리 정보의 종류와 조직에서 프로젝트를 실행하는 방법에 따라 다릅니다. eRoom에는 여러 가지 데이터베이스 유형이 있으므로 다양한 프로젝트에 따라 선택할 수 있습니다. eRoom 데이터베이스의 기본 범주는 다음과 같습니다.
데이터베이스는 독립형과 엔터프라이즈 두 가지가 있습니다. 독립형 데이터베이스는 같은 유형의 다른 데이터베이스로부터 독립적이고, 엔터프라이즈 데이터베이스는 여러 eRoom의 인스턴스에서 구조를 공유합니다(자세한 내용은 아래 참조).
새 데이터베이스에는 미리 정의된 구조(이미 지정된 필드나 데이터 유형)가 없습니다. 독립형 데이터베이스를 처음 만들 때는 시작부터 데이터베이스의 구조를 정의하여 사용자 고유의 사양에 맞춰 조정합니다.
참고 항목: 새 데이터베이스 만들기
승인 프로세스 데이터베이스는 일반 데이터베이스의 구조를 확장하여 명확하게 정의된 일련의 단계를 포함합니다. 이렇게 하면 한 프로젝트에서 발생하는 모든 작업의 관계를 처음부터 끝까지 전체적으로 관리할 수 있습니다. 항목(예: 개발 단계의 신제품이나 입사 지원자 표시)은 구성원의 승인이나 기타 다른 기준에 따라 한 단계에서 다음 단계로 이동합니다. 각 단계의 구조는 데이터베이스가 속한 구조를 반영하지만 액세스 제어, 알림, 일부 필드 옵션 및 요약 페이지 옵션 등에 대해서는 별도의 설정이 있을 수 있습니다.
참고: 엔터프라이즈 데이터베이스와 승인 프로세스 데이터베이스 간에는 변환이 불가능합니다.
참고 항목: 승인 프로세스 데이터베이스 만들기
작업 데이터베이스는 소유권 및 완료의 특성을 나타내는 필드가 있는 모든 종류의 데이터베이스(일반, 엔터프라이즈 또는 승인 프로세스)입니다. 이러한 필드는 다음 속성 중 하나라도 갖고 있는 모든 데이터베이스 항목을 작업으로 분류합니다.
eRoom 작업을 Outlook 작업과 동기화할 수 있습니다. 단, 구성원-소유자 필드를 데이터베이스 항목의 제목으로 사용하고 있지 않아야 합니다.
템플릿 데이터베이스는 커뮤니티 관리자가 관리하는 사전 정의된 데이터베이스로서, 협업공간 수준에서 저장되며 eRoom 구성원이 만들 수 있습니다. eRoom 구성원은 이렇게 미리 만들어진 데이터베이스를 사용하여 작업 목록, 승인 프로세스, 프로젝트 이력 및 기타 구조화된 데이터를 관리할 때 빠르게 시작할 수 있습니다.
참고 항목: 커뮤니티 관리 주제의 템플릿 데이터베이스.
데이터베이스 템플릿에는 두 가지 유형이 있습니다.
템플릿으로 사용되는 사용자 지정 데이터베이스는 구성원이 필요에 따라 복사본을 만들거나 변경할 수 있는 완전히 구조화된 일반 또는 승인 프로세스 데이터베이스입니다. eRoom에는 사용자 지정할 수 있는 동일한 데이터베이스 템플릿에서 만든 여러 인스턴스(각각 고유한 이름이 있는)가 있을 수 있습니다.
일반 데이터베이스 템플릿에서는 데이터베이스 사용 방법을 설명하기 위해 또는 구성원이 필요에 따라 수정할 수 있도록 예제 데이터를 제공할 수 있습니다.
그러나 승인 프로세스 템플릿에는 예제 데이터가 없습니다. 승인 프로세스가 아닌 템플릿을 승인 프로세스 템플릿으로 변환하면 포함된 모든 예제 데이터가 삭제됩니다.
엔터프라이즈 데이터베이스 템플릿은 구성원이 eRoom당 하나의 인스턴스를 만들 수 있는 템플릿입니다. 관리자만 엔터프라이즈 데이터베이스의 마스터 버전을 만들고 편집할 수 있지만 마스터에 항목을 추가할 수는 없습니다. 엔터프라이즈 데이터베이스에 대해 편집 권한이 있는 eRoom 구성원만 마스터 버전에 항목을 추가할 수 있습니다. 그러나 해당 구조를 수정할 수는 없습니다.
참고: 승인 프로세스 템플릿과 엔터프라이즈 데이터베이스 간에는 변환이 불가능합니다.
사용자 지정 데이터베이스는 미리 정의된 구조가 있는 템플릿입니다. 데이터베이스 템플릿은 사용자의 eRoom이 들어 있는 협업공간의 특별 디렉터리에 저장되며, 해당 협업공간의 모든 eRoom에서 공유됩니다. 템플릿을 사용하여 독립형 사용자 지정 데이터베이스를 만들 때는 데이터베이스를 '있는 그대로' 만들거나 자신의 필요에 맞게 구조를 수정할 수도 있습니다.
참고 항목: 템플릿을 사용하여 사용자 지정 데이터베이스 만들기
템플릿 Room의 경우 템플릿이 만들어진 사이트에서 인스턴스화된 경우에만 작동합니다.
엔터프라이즈 데이터베이스는 협업공간의 여러 eRoom에서 관련 데이터를 수집, 구성, 관리 및 저장하는 데 일관된 공유 형식을 제공하는 데이터베이스 템플릿입니다. 이 형식은 관리자만 변경할 수 있습니다. 엔터프라이즈 데이터베이스는 전체 eRoom에 대해 일관된 공유 구조를 갖고 있으므로 여러 eRoom에서 같은 종류의 정보를 반복적으로 수집할 수 있는 방법을 제공합니다.
관리자는 협업공간 설정의 예약된 영역에서 마스터 엔터프라이즈 데이터베이스를 만듭니다. 이 마스터 템플릿에서 협업공간 구성원은 엔터프라이즈 데이터베이스의 인스턴스를 만들 수 있습니다. 협업공간의 각 eRoom은 해당 엔터프라이즈 데이터베이스의 인스턴스를 한 개 포함할 수 있습니다. eRoom 구성원은 해당 인스턴스의 구조를 사용자 지정할 수 없지만 적절한 권한이 있는 구성원은 인스턴스에 항목을 추가할 수 있습니다.
각 eRoom에는 해당 eRoom에서 만들어진 엔터프라이즈 데이터베이스에 대한 모든 항목이 저장됩니다. 그러나 전체 eRoom에서 해당 데이터베이스의 여러 인스턴스를 통해 만들어진 모든 항목은 협업공간의 중앙에 저장됩니다. 따라서 예를 들면 관리 권한이 있는 프로젝트 관리자의 경우, 특정 엔터프라이즈 데이터베이스 협업공간 차원의 모든 인스턴스에서 만들어진 항목을 모두 롤업하는 엔터프라이즈 데이터베이스 개요(아래 참조)를 만들 수 있습니다.
참고 항목: 엔터프라이즈 데이터베이스의 인스턴스 만들기
엔터프라이즈 데이터베이스 개요는 비공유 데이터베이스의 요약 페이지와 유사합니다. 그러나 엔터프라이즈 데이터베이스 개요는 모든 항목을 독립형 데이터베이스로 표시하지 않고, 사용자가 구성원으로 있는 협업공간의 모든 eRoom에서 모든 엔터프라이즈 데이터베이스 인스턴스를 통해 만들어진 모든 항목을 집계 보기로 표시합니다.
한 협업공간의 여러 eRoom에서 관리되는 여러 프로젝트를 감독한다고 가정할 경우, 해결해야 할 프로젝트 문제를 추적할 수 있도록 협업공간에서 단일 엔터프라이즈 데이터베이스를 만들 수 있습니다. 해당 협업공간의 각 eRoom에는 구성원이 프로젝트별 문제(데이터베이스 항목)를 기록할 수 있는 "문제점" 데이터베이스의 단일 인스턴스를 만들 수 있습니다. 그런 다음 엔터프라이즈 데이터베이스 개요를 만들어 모든 프로젝트의 문제를 확인할 수 있습니다. 개요의 각 열마다 문제가 발생한 eRoom의 이름이 표시됩니다.
참고 항목: 엔터프라이즈 데이터베이스 개요 만들기
데이터베이스의 초기 페이지가 요약 페이지입니다. 일반 데이터베이스의 요약 페이지에는 데이터베이스의 요약 페이지 옵션과 적용된 모든 검색 기준에 따라 데이터베이스의 항목이 표시됩니다.
요약 페이지에서는 그룹화된 모든 항목을 열거나, 추가, 삭제, 편집, 재정렬, 검색, 정렬, 확인 또는 다시 그룹화할 수 있습니다. 데이터베이스에 대한 편집 권한이 있는 경우, 현재 보기 설정을 저장할 수 있습니다.
요약 페이지에 표시된 항목 제목은 그 페이지로 가는 링크입니다. 항목 제목은 검색 결과 및 알림 전자 메일에도 사용됩니다.
참고: 제목은 기본 승인 프로세스에 대해서만 정의되고, 모든 단계에서 항목에 대해 같은 제목 필드를 사용하기 때문에 요약 페이지의 승인 단계 옵션에는 항목 제목 설정이 포함되지 않습니다.
폴더에서와 같이, 요약 페이지에서 표시된 모든 필드에 따라 항목을 정렬할 수 있습니다. 열 머리글을 한 번 클릭하면 오름차순으로 정렬되고, 다시 한 번 클릭하면 내림차순으로 정렬됩니다. 정렬 설정은 모든 브라우저 세션에서 똑같이 유지됩니다.
데이터베이스의 데이터를 요약하는 기본 제공 대시보드를 요약 페이지에 선택적으로 표시할 수 있습니다. 이 기능은 페이지 수가 많은 대규모 데이터베이스에 특히 유용합니다. 대시보드에서 각 항목과 항목의 정보를 빠르게 찾아볼 수 있습니다. 데이터베이스 작성자 또는 데이터베이스에 대한 편집 권한이 있는 구성원들은 데이터베이스 마법사의 대시보드 옵션 페이지에서 대시보드 설정을 지정할 수 있습니다. 엔터프라이즈 데이터베이스의 인스턴스 또는 엔터프라이즈 개요의 경우에는 관리자가 협업공간 설정의 템플릿 데이터베이스 페이지에서 대시보드 옵션을 설정합니다.
항목을 그룹화하면 요약 페이지에는 선택한 필드의 값별로 부제목 행이 표시되고, 값이 같은 항목이 몇 개인지(예: '높은' 우선 순위의 항목 열 개, '낮은' 우선 순위의 항목 다섯 개 등) 알 수 있습니다. 값은 굵게(그룹화 도중 읽지 않은 항목이 있으면 읽지 않음 표시와 함께) 표시되며, 숫자는 해당 필드에 대해 같은 값을 가진 항목이 몇 개인지를 나타냅니다. 모든 필드의 값이 숨겨지거나 축소됩니다.
특정 필드에 대하여 같은 값을 가지는 항목이 모두 표시되도록 그룹화를 확장하려면 머리글 행의 시작 부분에 있는 더하기 기호 (
)를 클릭합니다. 확장된 폼에서 항목에는 요약 페이지에 나타나도록 정의된 다른 모든 필드가 표시됩니다.
표시된 항목을 그룹 머리글 아래로 다시 축소하려면 빼기 기호 (
).
항목을 그룹화한 필드를 변경하려면(허용되는 경우) "그룹화 기준" 드롭다운 목록에서 다른 필드의 이름을 선택합니다.
참고: 맵에 있는 데이터베이스 항목은 적용되는 그룹화 및 정렬을 반영합니다.
승인 프로세스 데이터베이스에 대한 기본 요약 페이지에는 포함된 단계를 나타내는 승인 단계 목록이 표시됩니다. 열기 권한 이상이 있는 단계를 열 수 있습니다. 목록의 열에는 단계 이름과 각 단계의 항목 수가 표시됩니다. 검색 필터가 작동 중인 경우, 셋째 열에는 각 단계에서 일치하는 항목 수가 표시됩니다.
또한 데이터베이스의 설정에 따라 요약 페이지에는 각 단계의 모든 항목에 대한 롤업을 표시하는 목록이 있습니다. 이 목록은 데이터베이스의 요약 페이지 옵션에 따라 표시됩니다. 요약 페이지에 이 항목 롤업이 표시되고 검색 필터가 설정된 경우, 롤업에는 검색 조건과 일치하는 항목만 표시됩니다. 이 필터링된 보기에서 롤업에는 데이터베이스에서 선택된 요약 열 필드뿐만 아니라 각 일치하는 항목이 위치한 단계의 이름을 지정하는 열이 포함됩니다.
승인 프로세스의 단계에도 고유의 요약 옵션과 검색 양식 옵션이 있는 요약 페이지가 있습니다. 단계의 요약 페이지에는 포함된 항목이 데이터베이스의 요약 페이지 옵션에 따라 표시되고 적용된 모든 검색 조건에 따라 필터링됩니다.
적절한 액세스 권한이 있는 모든 eRoom 항목처럼, 데이터베이스를 작성, 편집, 삭제 또는 이동할 수 있으며 데이터베이스에 알림을 설정할 수 있습니다. 또한 기존 데이터베이스 항목의 정보를 검색할 수 있습니다.
항목을 정렬, 그룹화, 추가, 편집 또는 제거함으로써 데이터베이스 정보 작업을 수행합니다.
참고 항목: 데이터베이스 항목 작업
승인 프로세스 데이터베이스에서 각 단계에는 해당 데이터베이스의 구조를 반영하는 고유한 구조가 있습니다. 그러나 마스터 엔터프라이즈 데이터베이스의 구조와 정확히 일치하는 엔터프라이즈 데이터베이스의 인스턴스와 달리, 많은 단계 속성을 기본 승인 프로세스 데이터베이스와 별도로 설정할 수 있습니다.
참고 항목: 승인 프로세스 단계 작업
데이터베이스에는 고유의 액세스 제어 속성이 있으며 데이터베이스 항목과 승인 프로세스 단계에도 각각의 속성이 있습니다. 기본적으로 특정 데이터베이스나 단계에 액세스할 수 있는 사람은 누구나 열 수도 있지만, 열어서 편집(속성 변경)할 수 있는 것은 작성자 뿐입니다. 데이터베이스 또는 승인 프로세스 단계를 만들거나 편집할 때는 다음 작업이 가능합니다.
원래 데이터베이스 항목과 승인 프로세스 단계는 액세스 제어 설정이 상위 데이터베이스와 동일합니다. 그러나 기존 항목 및 단계의 소유자는 이러한 설정을 서로 다르게 수정할 수 있습니다.
참고 항목: 정보에 대한 액세스 제어
데이터베이스에 검색이 설정된 경우 다음 작업을 수행할 수 있습니다.
검색 양식이 닫혀 있으면 요약 페이지 맨 위의 "검색 표시"를 클릭하여 엽니다.
찾으려는 데이터 형식(예: 구성원, 날짜, 텍스트 등)에 적합한 편집 컨트롤을 사용하여 검색하려는 값을 입력합니다.
데이터베이스 텍스트 필드에서 검색하려면 항목에서 텍스트를 검색할 때와 같이 부울 연산자와 와일드카드 문자를 사용할 수 있습니다.
검색 양식 맨 아래의 "기본"이나 "고급"을 클릭하여 기본 양식과 고급 양식 간에 전환합니다.
일반 또는 엔터프라이즈 데이터베이스의 경우, "찾기"를 클릭하면 데이터베이스가 필터링되어 요약 페이지에 검색 기준을 충족하는 항목만 표시됩니다. eRoom은 또한 검색 양식에 "검색 필터가 사용 중입니다. n개 항목을 찾았습니다."라는 메시지를 표시합니다. 일치하지 않는 항목은 모두 숨겨집니다.
승인 프로세스 데이터베이스에서 데이터베이스 차원의 검색 양식이 제공되는 경우, 본인이 열 수 있는 각 단계마다 "찾기"를 클릭하면 검색 조건을 충족하는 항목이 몇 개인지 표시하는 찾음 열이 승인 단계 목록에 삽입됩니다. 이 찾음 열은 열 수 없는 단계에 대해서는 비어 있습니다. 승인 프로세스 요약 페이지에도 항목 롤업이 표시되는 경우, 이 롤업에는 검색 조건과 일치하는 항목만 표시됩니다. 이 필터링된 보기에서 롤업에는 일치하는 각 항목이 위치한 단계에 이름을 지정한 열이 표시됩니다. 우선하는 검색 양식이 없는 단계를 열 경우, 데이터베이스의 검색 양식은 단계 요약 페이지에서 열립니다. 이 경우 단계에서 유효한 모든 검색 조건이 적용되고, 단계 요약 페이지에는 일치하는 항목이 표시됩니다.
데이터베이스의 모든 항목을 표시하려면 검색 양식 아래의 "다시 설정"을 클릭해야 합니다. 그러나 검색 조건이 다른 보기 설정과 함께 저장된 경우("설정 저장"을 통해), 각 검색 필드를 "비어 있음" 또는 "모두"와 같이 가장 포괄적인 설정으로 수동 설정할 수 있습니다.
검색 양식을 닫으려면 양식 맨 위의 "검색 양식" 옆에 있는 빼기 기호 (
)를 클릭합니다. 검색 양식이 닫힌 경우, 현재 모든 검색 기준이 데이터베이스를 필터링하므로 일치 항목만 표시됩니다. 이 경우 eRoom은 요약 페이지 맨 위의 "검색 표시" 버튼 다음에 "검색 필터가 사용 중입니다..."라는 메시지를 표시합니다.
데이터베이스의 편집 목록에 포함된 사용자는 현재 보기 설정(검색 기준, 그룹화, 정렬 설정)을 저장할 수 있습니다. 그렇게 하려면 요약 페이지의 명령 모음에서 "설정 저장" 버튼 (
)를 클릭합니다. 이렇게 하면 처음으로 데이터베이스를 여는 모든 사용자에 대해 현재 보기 설정이 적용됩니다.
데이터베이스 항목을 삭제하면 삭제된 항목은 휴지통으로 갑니다. 그러나 이 휴지통의 항목은 해당 데이터베이스와 여전히 연관되어 있습니다. 따라서 이러한 항목은 해당 상위 데이터베이스의 구조가 변경되는 경우에도 영향을 받습니다. 휴지통에서 데이터베이스를 영구적으로 삭제한 경우, 휴지통에 같은 데이터베이스에서 이전에 삭제했던 항목이 들어 있으면 먼저 그러한 항목도 삭제할 것인지 확인해야 합니다.
참고: 엔터프라이즈 데이터베이스 개요에서 삭제한 항목은 항목이 만들어진 eRoom(즉, 원본 인스턴스가 위치한 eRoom)의 휴지통으로 이동합니다.
데이터베이스의 요약 페이지에서 명령 모음에 있는 "인쇄 보기"를 클릭하여 인쇄 보기 페이지를 엽니다. 이 페이지에는 데이터베이스 인쇄 옵션을 선택하는 데 도움을 주는 지침(인쇄물이 아님)이 포함되어 있습니다.
인쇄 보기 페이지에서 다음을 수행합니다.
"열 선택"을 클릭하여 요약에 표시할 수 있는 모든 데이터베이스 열(컨텐트 예제 포함)을 보여주는 페이지를 엽니다. 인쇄 출력물에 표시하려는 필드의 확인란을 선택합니다. 열 선택 페이지에서 "확인"을 클릭하면 인쇄 보기 페이지로 돌아갑니다. 세션 전체에 걸쳐 사용자당, 데이터베이스당 열 설정이 저장됩니다. 엔터프라이즈 데이터베이스의 모든 인스턴스는 이러한 설정을 공유합니다.
페이지를 인쇄하려면 "인쇄"를 클릭하고 데이터베이스 요약 페이지로 돌아가려면 "취소"를 클릭합니다.
데이터베이스 기본 제공 대시보드(표시되는 경우)는 인쇄 보기 페이지에서 데이터베이스 앞에 표시됩니다. 대시보드의 열을 숨기거나 표시할 수 없습니다. 표시된 열만 인쇄됩니다.
데이터베이스를 만드는 방법은 다른 항목을 만드는 것과 같습니다. 만들기 페이지에서 데이터베이스 아이콘을 클릭하면 데이터베이스 만들기 마법사가 데이터베이스 유형 페이지에 열립니다. 여기서 만들려는 데이터베이스 유형을 선택합니다.
일반, 처음부터 새 데이터베이스
일반, 템플릿을 사용한 사용자 지정 데이터베이스
엔터프라이즈 데이터베이스 템플릿의 인스턴스(사용자 지정 아님)
사용자 지정 승인 프로세스 데이터베이스(처음부터 또는 템플릿에서)
마법사에서 거치는 단계는 선택하는 데이터베이스의 종류에 따라 다르며, 사용자 지정인 경우 수정하는 범위도 다릅니다.
다음 단추를 사용하여 데이터베이스 만들기 마법사를 탐색할 수 있습니다.
다음 - 마법사에서 다음 페이지로 이동합니다.
마법사의 모든 단계를 거치지 않고 템플릿에서 사용자 지정 데이터베이스를 만드는 경우, "다음"을 클릭하면 데이터베이스가 만들어집니다.
마법사의 모든 단계를 거치지 않고 템플릿에서 승인 프로세스 데이터베이스를 만드는 경우, "다음"을 클릭하면 마법사의 승인 단계 페이지로 바로 이동합니다.
이전 - 마법사에서 이전 페이지로 이동합니다.
취소 - 데이터베이스를 만들지 않고 마법사를 종료합니다.
확인 - 데이터베이스를 만든 후 마법사를 종료합니다.
새 데이터베이스, 사용자 지정 데이터베이스 템플릿 또는 승인 프로세스 데이터베이스를 만들고 나면 나중에 이를 수정할 수 있습니다. 또한 프로젝트의 변경 내용을 적용하도록 데이터베이스의 구조를 변경하고(필드 추가 또는 제거), 해당 필드를 수정하며(데이터 형식 또는 옵션 변경), 해당 속성(예: 색 구성표)을 조정할 수 있습니다.
새 데이터베이스를 만들 때는 해당 필드를 정의하고 옵션을 선택하면서 기초부터 만듭니다. 반면 템플릿으로 미리 정의된 사용자 지정 데이터베이스를 만드는 경우, 원한다면 빨리 만들어 놓고 나중에 이를 사용자 지정할 수 있습니다. 선택할 유형은 사용자가 원하는 용도와 eRoom에서 사용할 수 있는 템플릿에 따라 달라집니다.
데이터베이스 유형 페이지에서 "(비어 있음)"을 선택한 후 "다음"을 클릭합니다.
데이터베이스 이름 설정 페이지에서 다음을 수행합니다.
텍스트 상자에 이름을 입력합니다.
"...승인 프로세스" 확인란을 선택하지 마십시오. 그러나 승인 프로세스로 변환하거나 승인 프로세스에서 변환하려고 이 페이지를 연 경우에는 아래의 데이터베이스 변환을 참조하십시오.
미리 정의된 색 구성표를 선택합니다. 예제에서 맨 위 행과 첫 번째 열은 머리글에 대한 배경색을 표시합니다. 맨 아래 행의 마지막 두 셀은 요약 페이지의 그룹화된 항목에 대한 머리글 행뿐만 아니라 개별 필드(데이터 셀)에 대한 배경색을 표시합니다.
데이터베이스에 대해 액세스 제어를 설정하려면 "액세스 제어"를 클릭합니다.
데이터베이스에 대해 다른 아이콘을 선택하려면 "아이콘 변경"을 클릭합니다.
데이터베이스의 모든 사용자 지정 명령을 사용하려면 "사용자 지정 명령"을 클릭합니다. 사용자 지정 명령에 대한 자세한 내용은 eRoom API 도움말의 Server Extension Programmer's Guide를 참조하십시오.
데이터베이스 이름 설정 페이지에서 "다음"을 클릭합니다.
데이터베이스 필드 페이지의 텍스트 상자에서 데이터베이스의 필드(열) 이름을 별도의 줄에 입력합니다. 한 개 이상의 고유 필드 이름을 지정해야 합니다.
필드 이름을 선택할 때는 데이터베이스 열의 제목을 생각해야 합니다. 항목에 설명이나 첨부 파일 또는 자동으로 변경 내용을 기록하는 필드를 포함시키려면 이러한 필드의 이름도 입력하십시오. 참고:
참고: 설명 영역, 첨부 파일 상자, 변경 로그 필드는 개별 항목 페이지에만 표시되며 데이터베이스 요약 페이지에는 표시되지 않습니다.
데이터베이스 필드 형식 페이지의 드롭다운 메뉴 중 이전 단계에서 이름을 지정한 각 데이터베이스 필드의 데이터 유형을 선택합니다. 한 개 이상의 필드가 링크 및 전자 메일 보고서(일반 텍스트, 서식있는 텍스트, 날짜, 번호, 일련 번호 또는 구성원 목록 중 하나)의 항목에 대한 제목이 되어야 합니다.
데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 데이터베이스 필드를 사용자 지정할 수 있습니다. 필드별로 사용할 수 있는 옵션 집합은 데이터 유형에 따라 달라집니다. 예를 들어, 변경 로그에는 설정 옵션이 없고, 첨부 파일 상자에는 eRoom Enterprise에 대한 설정 옵션만 있습니다. 또한 선택 목록과 승인 필드에 대해서는 옵션을 반드시 설정해야 하며, 기타 모든 데이터 형식은 사용자의 자유 재량에 따라 설정 옵션을 변경할 수 있습니다.
필드의 이름이나 데이터 형식을 변경하려면 해당 이름 옆에 있는 
아이콘을 클릭합니다.
항목에서 필드의 위치를 이동하려면 해당 이름 옆에 있는 
아이콘을 클릭합니다. 필드 이동 페이지에서 새 위치를 지정하고 "확인"을 선택합니다. 이 열은 승인 단계 요약 옵션 페이지에는 표시되지 않습니다.
데이터베이스에서 필드를 제거하려면 해당 이름 옆에 있는 
아이콘을 클릭합니다.
다른 필드를 만들려면 페이지 맨 위나 아래에 있는 명령 모음에서 "다른 추가"를 클릭합니다.
참고: 데이터베이스를 편집하고 필드를 추가하는 경우, 이 페이지에도 새 필드의 데이터 형식과 관련이 있는 요약 페이지 옵션이 포함됩니다.
데이터베이스 요약 옵션 페이지에서 요약 페이지의 모양과 작동 방법을 구성합니다. 이 페이지에는 데이터베이스 필드 이름이 요약 페이지 및 개별 항목 페이지에서와 같은 순서로 표시됩니다.
-- 필드를 클릭하여 요약 페이지의 다른 필드 앞 또는 뒤로 옮깁니다. 필드 이동 페이지에서 새 위치를 지정하고 "확인"을 선택합니다.
항목 제목 -- 데이터베이스 항목의 제목으로 사용할 필드를 선택합니다. 항목 제목이 될 수 있는 필드 유형은 일반 텍스트, 서식있는 텍스트, 일련 번호, 번호, 날짜 또는 구성원 목록입니다.
참고: 작업을 Outlook과 동기화하려면, 구성원-소유자 필드를 작업 데이터베이스 항목의 제목으로 사용하지 마십시오.
요약 열 -- 요약 페이지에서 열로 표시하려는 필드를 선택합니다. 모든 열을 표시하려면 "모든 필드" 행의 확인란을 선택하십시오. 여기에 표시하지 않을 모든 필드는 해당 확인란의 선택을 해제합니다. 모든 항목이 요약 페이지에서 해당 제목을 표시하므로 제목 필드에 대한 확인란은 이미 선택된 것이며 읽기 전용입니다. 마찬가지로 "필드 없음" 행에는 요약 행 확인란이 없습니다.
승인 프로세스 데이터베이스의 기본 요약 페이지에 표시되는 필드에 따라 모든 승인 단계의 롤업 항목에 표시되는 열과 단계 자체에 대한 요약 페이지에 표시되는 열이 결정됩니다. 요약 페이지에는 첨부 파일 상자, 설명 영역, 또는 변경 로그를 제외한 모든 필드를 표시할 수 있습니다.
검색 양식 - 데이터베이스에서 간략한(기본) 및 전체(고급) 데이터베이스 검색 양식을 모두 사용하려면 기본 양식에서 원하는 필드의 하위 집합을 선택합니다. 하위 집합에는 이름, 변경 날짜 또는 발견된 모든 문제와 같이 구성원이 가장 자주 확인할 것 같은 값이 있는 필드가 포함될 수 있습니다.
검색 양식에 데이터베이스의 모든 필드를 포함시키려면 "모든 필드" 행의 확인란을 선택합니다. 이 경우 기본 검색 양식과 고급 검색 양식에는 아무런 차이가 없습니다.
검색에서 자동으로 제외되는 필드는 정렬 순서대로 값이 설정되는 일련 번호 필드, 설명 영역 필드, 첨부 파일 상자 필드입니다.
데이터베이스 검색을 비활성화하려면(예: 데이터베이스가 너무 작은 경우) "필드 없음" 행의 확인란을 선택합니다. 이 경우 데이터베이스 요약 페이지에는 "검색" 단추가 없습니다.
그룹화 기본값 - 요약 페이지에서 처음 항목을 그룹화할 때 범주로 사용할 필드를 선택합니다. 데이터베이스 항목을 그룹화할 수 있는 필드만 선택할 수 있습니다(일반 텍스트, 구성원 목록, 승인, 번호, 예/아니요, 선택 목록, 신호등 및 날짜 필드 포함, 첨부 파일 상자, 일련 번호, 서식있는 텍스트, 설명 영역 또는 변경 로그 필드는 제외). 항목의 초기 그룹화를 지정하지 않으려면 "필드 없음" 옵션을 선택합니다.
그룹화 옵션 - 구성원들이 데이터베이스 항목을 그룹화할 때 선택할 수 있는 필드를 정합니다. 이 열의 선택 항목은 그룹화 기본값에 영향을 주지 않습니다.
참고: "그룹화 옵션" 및 "그룹화 기본값" 설정은 사용자의 선택에 따라 논리적으로 서로 영향을 받습니다(예제).
설명과 투표를 위한 공간 포함 및 첨부 파일을 위한 상자 포함 - 데이터베이스 요약 페이지에 설명과 투표 또는 첨부 파일을 포함할 것인지 여부를 지정합니다. 이러한 옵션은 적합한 승인 프로세스 데이터베이스에 대해서는 사용할 수 없으나 개별 단계에 대한 요약 페이지에서는 선택할 수 있습니다.
대시보드 옵션 페이지에서 해당 데이터베이스의 필드 중에서 대시보드에 요약할 필드와 그 방법을 구성합니다.
이 데이터베이스의 요약 페이지에 대시보드 표시 - 요약 페이지에 데이터베이스의 기본 제공 대시보드를 표시하려면 이 확인란을 선택합니다. 숨기려면 이 확인란 선택을 해제합니다.
필드 유형 표시 - 해당 데이터베이스가 소스 데이터를 제공하는 대시보드 항목에 요약할 필드 및 요약 페이지(있을 경우)의 기본 제공 대시보드에 요약할 필드를 선택합니다. 필드 전체 또는 선택된 하위 집합을 지정합니다.
데이터베이스 대시보드에 요약할 필드에 대한 표시 옵션 지정 - 필드 유형별로 대시보드에서 해당 필드를 어떻게 요약할지 선택합니다. 이러한 설정은 해당 데이터베이스가 소스 데이터를 제공할 대시보드 항목의 기본 표시 옵션입니다.
데이터베이스 지침 페이지에서는 데이터베이스 요약 페이지에 표시되는 시작 메시지와 항목 만들기/편집 페이지에 표시되는 항목 편집을 위한 지침을 입력할 수 있습니다. 이 두 설정은 모두 선택 사항입니다.
"확인"을 클릭하여 데이터베이스를 만들고 해당 요약 페이지를 엽니다.
참고 항목: 데이터베이스 항목 작업
사용자 지정 데이터베이스 템플릿을 만드는 것은 새 데이터베이스를 만드는 것과 거의 비슷하지만 모든 필드가 이미 정의되어 있다는 점이 다릅니다. 템플릿을 현재 상태 그대로 만들거나 설정을 원하는 대로 사용자 지정할 수 있습니다.
데이터베이스 유형 페이지에서 사용자 지정 데이터베이스 템플릿의 이름을 선택한 후 "다음"을 클릭합니다.
데이터베이스 이름 설정 페이지에서 다음을 수행합니다.
필요한 경우, 데이터베이스 이름을 편집합니다.
"...승인 프로세스" 확인란을 선택하지 마십시오.
색 구성표를 선택합니다.
데이터베이스를 구체적으로 사용자 지정하려면 지금 모든 옵션을 검색 확인란을 선택합니다. 템플릿의 옵션에 따라 데이터베이스를 '있는 그대로' 만들려면 이 확인란 선택을 해제합니다.
데이터베이스를 열고 편집할 수 있는 사람에 대한 초기 액세스 제어 설정을 변경하려면 "액세스 제어"를 클릭합니다.
데이터베이스에 대해 다른 아이콘을 선택하려면 "아이콘 변경"을 클릭합니다.
"다음"을 클릭합니다. 지금 모든 데이터베이스 옵션을 확인합니다 옵션의 선택 여부에 따라 eRoom에서는 지금 데이터베이스를 만들거나 마법사의 다음 페이지를 엽니다. 후자의 경우 다음 절차로 계속 진행합니다.
데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 필요에 따라 필드를 수정, 편집, 이동 또는 삭제한 후 "다음"을 클릭합니다.
데이터베이스 요약 옵션 페이지에서 데이터베이스 요약 페이지를 사양에 맞게 구성한 후 "다음"을 클릭합니다.
대시보드 옵션 페이지에서 해당 데이터베이스의 필드 중에서 대시보드에 요약할 필드와 그 방법을 지정합니다.
데이터베이스 지침 페이지에서는 데이터베이스 요약 페이지에 표시되는 시작 메시지와 항목 만들기/편집 페이지에 표시되는 지침을 입력할 수 있습니다. 이 두 설정은 모두 선택 사항입니다.
"확인"을 클릭하여 데이터베이스를 만들고 해당 요약 페이지를 엽니다.
참고 항목: 데이터베이스 항목 작업
참고: 권한 관리로 보호되는 컨텐츠 또는 권한이 활성화된 폴더가 있는 템플릿 데이터베이스를 만들면 데이터베이스가 복사본으로 만들어지며 평상시와 같이 보호됩니다.
이름, 색 구성표, 액세스 제어 설정 및 아이콘 선택을 제외하고 엔터프라이즈 데이터베이스는 항상 있는 그대로 만들어지므로 각기 다른 eRoom의 모든 인스턴스 구조는 서로 일치합니다. 엔터프라이즈 데이터베이스 인스턴스는 eRoom 당 한 개만 만들 수 있습니다.
데이터베이스 유형 페이지에서 엔터프라이즈 데이터베이스 템플릿의 이름을 선택합니다.
"엔터프라이즈 개요 만들기" 확인란은 선택 해제합니다.
"다음"을 클릭합니다.
데이터베이스 이름 설정 페이지에서 다음을 수행합니다.
"확인"을 클릭하여 데이터베이스를 만듭니다.
(엔터프라이즈 데이터베이스는 승인 프로세스 데이터베이스가 될 수 없으므로 이 페이지에는 데이터베이스에 복수 단계를 만들기 위한 확인란이 없습니다.)
참고 항목: 커뮤니티 관리의 템플릿 데이터베이스
eRoom 관리자(사이트 또는 커뮤니티)만이 협업공간 레벨이 아니라 eRoom 안에만 엔터프라이즈 데이터베이스 개요를 만들 수 있습니다. 이름, 색 구성표, 액세스 제어 설정 및 아이콘 선택을 제외하고 엔터프라이즈 데이터베이스 개요는 항상 있는 그대로 만들어집니다. 또한 개요 페이지에서는 항목을 추가할 수 없지만 삭제할 수는 있습니다.
데이터베이스 유형 페이지에서 엔터프라이즈 데이터베이스 템플릿의 이름을 선택합니다.
eRoom에 엔터프라이즈 데이터베이스의 인스턴스가 없는 경우, 해당 이름을 선택한 후 "엔터프라이즈 개요 만들기" 확인란을 선택합니다.
eRoom에 이미 인스턴스가 있을 경우, 해당 이름을 선택하면 "엔터프라이즈 개요 만들기" 확인란(다른 인스턴스를 만들 수 없으므로 읽기 전용임)이 자동으로 선택됩니다.
"다음"을 클릭합니다.
데이터베이스 이름 설정 페이지에서 다음을 수행합니다.
승인 프로세스 데이터베이스는 일반 데이터베이스와 같은 구조(필드 정의, 요약 옵션 및 기타 설정)를 갖고 있으며 이름이 지정된 일련의 단계로 구성됩니다. 승인 프로세스를 만들 때는 먼저 데이터베이스를 적절하게 정의(처음부터 또는 사용자 지정 템플릿 사용)한 후 해당 단계를 정의합니다.
참고: 승인 프로세스 데이터베이스에서는 하나 이상의 필드가 승인 필드여야 합니다. 항목을 승인(편집)하거나 다음 단계로 옮길 때 이 필드를 사용합니다.
데이터베이스 유형 페이지에서 "(비어 있음)" 또는 사용자 지정 데이터베이스 템플릿의 이름 중 하나를 선택하고 "다음"을 클릭합니다.
데이터베이스 이름 설정 페이지에서 다음을 수행합니다.
필요한 경우, 데이터베이스 이름을 편집합니다.
"이 데이터베이스는 다단계 승인 프로세스입니다"라는 확인란을 선택합니다.
색 구성표를 선택합니다.
템플릿에서 승인 프로세스를 만드는 경우, 구조를 사용자 지정하려면 "지금 모든 옵션 검색"이라는 확인란을 선택합니다.
데이터베이스를 열고 편집할 수 있는 사람에 대한 초기 액세스 제어 설정을 변경하려면 "액세스 제어"를 클릭합니다.
데이터베이스에 대해 다른 아이콘을 선택하려면 "아이콘 변경"을 클릭합니다.
"다음"을 클릭합니다. 모든 데이터베이스 옵션을 검색하도록 선택했는지 여부에 따라, 만들기 마법사에서는 기본 데이터베이스에 대한 선택 사항을 계속 보여주거나 승인 단계 페이지로 이동합니다.
데이터베이스 필드 페이지를 완료합니다. 승인 필드의 이름을 입력합니다. 이름을 입력하지 않으면 eRoom에서 자동으로 만들어집니다. "다음"을 클릭하여 계속합니다.
데이터베이스 필드 형식 페이지를 완료합니다. 한 개 이상의 필드가 승인 필드여야 합니다. "다음"을 클릭하여 계속합니다.
데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 필드를 적절하게 수정한 후 "다음"을 클릭합니다. 자동으로 생성된 승인 필드의 경우, eRoom에서는 데이터베이스 작성자를 유일한 승인자로 설정하고, 해당 필드를 프로세스 승인 필드로 설정합니다. ("승인"이라는 비승인 필드를 이미 지정한 경우, eRoom에서는 해당 형식을 승인으로 자동 변환하며, 데이터베이스 작성자를 유일한 승인자로 설정하고, 해당 필드를 프로세스 승인 필드로 만듭니다.)
참고: 승인 필드가 정의되어 있지 않은 템플릿으로 이 데이터베이스를 만드는 경우에는 지금 필드를 정의해야 합니다.
"다음"을 클릭하여 계속합니다.
데이터베이스 요약 옵션 페이지에서 요약 페이지를 사양에 맞게 구성한 후 "다음"을 클릭합니다.
참고: 승인 프로세스에 대한 요약 페이지에는 설명 영역이나 첨부 파일 상자가 없으므로 마법사에서는 이러한 옵션에 대한 확인란이 표시되지 않습니다.
대시보드 옵션 페이지에서 해당 데이터베이스의 필드 중에서 대시보드에 요약할 필드와 그 방법을 지정합니다.
데이터베이스 지침 페이지에서는 데이터베이스 요약 페이지에 표시되는 시작 메시지와 항목 만들기/편집 페이지에 표시되는 지침을 입력할 수 있습니다. 이 두 설정은 모두 선택 사항입니다.
"다음"을 클릭하면 승인 단계 페이지가 열립니다.
승인 단계 페이지를 사용해 단계를 편집, 재정렬, 삭제 및 추가하고 승인 프로세스에만 해당되는 데이터베이스 옵션을 설정합니다. 새 승인 프로세스로 시작하는 경우, eRoom에서는 새로 만들기, 열림 및 닫힘이라는 세 가지 초기 단계가 제공됩니다. 페이지 맨 위의 표에는 기존 단계가 데이터베이스의 요약 페이지에 나타나는 순서대로 나열됩니다. 이러한 단계를 수정하거나 삭제하고, 처음부터 새로 만들 수 있습니다.
다음과 같이 개별 단계를 수행합니다.
단계를 편집하려면 아이콘을 클릭하여 단계 마법사를 엽니다.
데이터베이스에서 단계를 삭제하려면. 승인 프로세스를 처음 만드는 경우, 해당 단계에는 항목이 없으므로 단계가 즉시 제거됩니다.
단계를 추가하려면 "단계 추가"를 클릭하고 이름을 지정합니다. 단계를 계속 추가하려면 "다른 추가"를 클릭합니다. 단계 추가를 마쳤으면 "확인"을 클릭하여 단계 목록 맨 아래의 순서대로 표시되는 새 단계를 만듭니다.
기존 단계의 위치를 변경하거나 목록 및 데이터베이스에서 새 단계의 위치를 지정하려면 . 요약 페이지에서 새 단계나 이동된 단계 앞에 두려는 단계를 선택하고 "확인"을 클릭합니다. 목록에는 단계가 새로운 순서로 표시됩니다.
또한 승인 단계 페이지에서 이러한 승인 프로세스별 데이터베이스 옵션을 설정합니다.
이 승인 프로세스의 승인 필드는 다음과 같음 [승인 필드 목록] - 선형 순서로 단계 간에 항목을 자동으로 라우팅하는 승인 필드의 이름을 선택합니다. 이 필드는 일단 할당되면 변경할 수 없습니다.
참고: API를 통해 "수동 라우팅"이 설정된 경우, 이 옵션은 표시되지 않습니다.
사용자 지정 승인 프로세서: [사용자 지정 승인 프로세서 목록] - 사용자 지정 승인 프로세서 이름 또는 "(없음)"을 선택합니다. 사용자 지정 승인 프로세스 워크플로에서는 기본 승인 프로세스 워크플로에서 제공되는 순차 전용 라우팅보다 유연한 라우팅 패러다임이 제공될 수 있습니다.
참고: 이 옵션은 승인 프로세스에 설치된 사용자 지정 워크플로우 프로세서(API를 통해 정의됨)가 한 개라도 있을 경우에만 표시됩니다.
구성원이 수동으로 단계별로 이동할 수 있음 - 이 옵션을 선택한 경우, 구성원은 라우팅 순서의 각 단계에서 일반적인 승인/거부 프로세스를 거치지 않고 항목을 단계 간에 수동으로 이동할 수 있습니다(끌어 놓기 또는 잘라내기/붙여넣기 사용).
참고: 코디네이터는 이 설정과 상관없이 항상 단계를 수동으로 이동할 수 있습니다.
마지막으로, 승인 단계 페이지에서는 기본 요약 페이지에 대해 다음 옵션을 설정합니다.
검색 양식 표시 - 이 옵션을 선택한 경우, 검색이 설정되었으면 데이터베이스 요약 페이지에는 데이터베이스의 모든 단계를 검색하기 위한 양식이 표시됩니다. 데이터베이스의 검색 양식 설정에 따라 검색 양식의 내용이 달라집니다. 데이터베이스를 검색하면 양식에서 지정한 조건에 따라 모든 항목이 필터링됩니다. 검색 필터가 설정되면, 승인 단계 목록에는 각 단계의 현재 항목 수를 표시하는 열 이외에도 각 단계에서 검색 조건과 일치하는 항목이 몇 개인지 표시하는 "찾음" 열이 포함됩니다. 이 옵션을 선택하지 않으면 기본 요약 페이지에는 검색 양식이 포함되지 않으며, 기본 데이터베이스의 검색 양식 설정에는 각 단계에 대한 초기 검색 양식 설정이 제공됩니다.
모든 승인 단계에서 항목 롤업 표시 - 이 옵션을 선택한 경우, 데이터베이스 요약 페이지의 승인 단계 목록 아래에는 데이터베이스의 모든 단계에 있는 모든 항목의 전체 요약 보기(롤업)를 제공하는 다른 표가 표시됩니다.
승인 단계 열에 레이블 지정 - 요약 페이지에 항목 롤업이 표시되는 경우, 이 설정에 따라 각 항목이 포함된 단계를 식별하는 열의 레이블이 결정됩니다.
"확인"을 클릭하여 데이터베이스를 만듭니다.
참고 항목: 승인 프로세스 단계 작업
데이터베이스 편집이란 데이터베이스 편집 마법사를 사용하여 데이터베이스 속성, 구조 또는 옵션을 수정하는 것을 의미합니다. 이 마법사는 데이터베이스 만들기 마법사에서와 같은 페이지를 사용하지만 사용자가 수행하려는 작업을 제어하는 페이지로 직접 이동할 수 있습니다. 또한 처음부터 데이터베이스를 만들거나 데이터베이스 템플릿을 사용자 지정할 때와 마찬가지로 마법사의 모든 옵션을 거치도록 선택할 수 있습니다.
다음 단추를 사용하여 데이터베이스 편집 마법사를 탐색할 수 있습니다.
다음 - 마법사에서 다음 페이지로 이동합니다.
이전 - 마법사에서 이전 페이지로 이동합니다.
취소 - 변경 내용을 저장하지 않고 마법사를 종료합니다.
확인 - 변경 내용을 저장하고 마법사를 종료합니다.
팁: 데이터베이스의 이름만 변경하려는 경우(다른 설정은 그대로 둠), 해당 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "이름 변경"을 선택합니다. 그렇지 않은 경우 이름을 변경하는 유일한 방법은 이름을 편집한 후 모든 데이터베이스 옵션을 거치는 것입니다.
데이터베이스 요약 페이지에서 맨 위의 
아이콘을 클릭합니다.
또는 해당 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "편집"을 선택합니다.
데이터베이스 편집/승인 프로세스 편집 페이지에서 다음 중 하나를 선택하고 "확인"을 클릭합니다.
필드 추가 - 필드를 새로 추가합니다.
필드 삭제 - 필드를 삭제합니다.
필드 재정렬 - 필드의 위치를 변경합니다.
필드 변경 - 필드를 편집합니다.
데이터베이스 이름 및 기타 기본 설정 변경 - 데이터베이스 이름 설정 페이지 또는 승인 프로세스 이름 설정 페이지를 엽니다.
일반(엔터프라이즈 아님) 데이터베이스를 승인 프로세스로 변환하려면 "이 데이터베이스는 다단계 승인 프로세스입니다"라는 확인란을 선택하십시오. 승인 프로세스 데이터베이스를 편집하는 경우에는 이 설정을 변경할 수 없습니다.
요약 페이지 옵션 변경 - 데이터베이스 요약 옵션 페이지를 엽니다.
대시보드 옵션 변경 - 대시보드 옵션 페이지를 엽니다.
시작 메시지와 지침 변경 - 데이터베이스 지침 페이지를 엽니다.
승인 단계나 승인 규칙 변경(승인 프로세스 데이터베이스만 해당) - 승인 단계 페이지를 엽니다.
모든 데이터베이스 옵션 검색 - 데이터베이스 이름 설정/승인 프로세스 이름 설정 페이지에서 시작하며, 데이터베이스 편집 마법사에서 각 페이지를 엽니다.
데이터베이스 편집을 마쳤으면 "확인"을 클릭하여 변경 내용을 저장하고 데이터베이스 요약 페이지로 돌아갑니다.
데이터베이스 편집 페이지에서 "필드 추가"를 선택한 후 "확인"을 클릭합니다.
또는 데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 "다른 항목 추가"를 클릭합니다.
필드 순서 페이지의 요약 페이지에서 새 필드 앞에 두려는 기존 필드를 선택합니다.
또는 "(첫 필드 앞에)"를 선택하여 맨 앞에 오도록 합니다.
"다음"을 클릭합니다.
데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 필드 데이터 형식에 대해 필요에 따라 필드 옵션을 설정하거나 변경합니다.
또한 데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 필드 데이터 형식에 대해 필요에 따라 다음과 같은 요약 페이지 옵션을 선택합니다.
"확인"을 클릭하여 데이터베이스를 업데이트하고 요약 페이지로 돌아갑니다.
참고: 새 데이터베이스 필드는 데이터 유형을 기준으로 기본 대시보드 설정을 갖고 있습니다. 이러한 기본 설정을 변경하려면 데이터베이스를 다시 편집하여 대시보드 옵션 페이지를 수정합니다.
데이터베이스 편집 페이지에서 "필드 삭제"를 선택한 후 "다음"을 클릭합니다.
필드 삭제 페이지에서 데이터베이스의 항목에서 삭제할 필드를 선택합니다.
또한 특정 항목의 설명 영역, 첨부 파일 상자 및 변경 로그 등을 제거할 수 있습니다.
"확인"을 클릭합니다.
필드를 제거할 것인지 확인한 후 "확인"을 다시 클릭하여 데이터베이스를 업데이트하고 요약 페이지로 돌아갑니다.
데이터베이스 편집 페이지에서 "필드 이동"을 선택하고 "다음"을 클릭합니다.
필드 이동 페이지에서 위치를 변경하려는 필드를 선택하고 "다음"을 클릭합니다.
필드 순서 페이지에서 방금 선택한 필드 앞에 배치할 필드를 선택합니다.
해당 필드를 항목 페이지에서 맨 앞에 표시하려는 경우에는 "(첫 필드 앞에)"를 선택합니다.
"확인"을 클릭하여 데이터베이스를 업데이트하고 요약 페이지로 돌아갑니다.
데이터베이스 편집 페이지에서 "필드 변경"을 선택하고 "다음"을 클릭합니다.
또는 데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 필드 이름 및 형식 옆에 있는 편집 아이콘 ()을 클릭합니다.
변경하려는 필드를 선택하고 "다음"을 클릭합니다.
필드 만들기 페이지에서 필드에 대한 새 이름 또는 데이터 형식을 지정합니다(또는 아무것도 변경하지 않음).
"다음"을 클릭하여 데이터베이스 필드 옵션 페이지로 이동합니다. (또는 "확인"을 클릭하여 돌아갑니다.) 참고:
참고: 변환할 수 있는 데이터 형식은 시작하는 데이터 형식에 따라 다릅니다. 데이터 형식 변경에 대한 드롭다운 목록에는 허용되는 형식만 나열됩니다.
데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 필드 데이터 형식에 대해 필요에 따라 필드 옵션을 설정하거나 변경합니다.
또한 데이터베이스 필드 옵션 페이지에서 필드 데이터 형식에 대해 필요에 따라 다음과 같은 요약 페이지 옵션을 선택합니다.
"확인"을 클릭하여 데이터베이스를 업데이트하고 요약 페이지로 돌아갑니다.
참고: 필드의 대시보드 옵션을 변경하려면 데이터베이스를 다시 편집하여 대시보드 옵션 페이지를 수정합니다.
협업공간 수준에서 작업하는 관리자만 독립 실행형의 비승인 데이터베이스를 엔터프라이즈 데이터베이스로 변환할 수 있습니다.
독립 실행형의 비승인 프로세스 데이터베이스의 경우, 먼저 데이터베이스에 한 개 이상의 승인 필드(필요한 경우 하나 추가)가 있는지 확인합니다. 그런 다음 데이터베이스 편집 마법사의 데이터베이스 이름 설정 페이지에서 이 데이터베이스는 다단계 승인 프로세스입니다라는 확인란을 선택합니다. "확인"을 클릭하면 승인 단계 페이지가 열립니다. 여기서 필요에 따라 단계를 설정할 수 있습니다. 데이터베이스의 모든 기존 항목은 첫 단계에 추가됩니다.
복수 단계 데이터베이스를 지정하는 확인란은 읽기 전용입니다(선택하고 나면 선택을 해제할 수 없음). 따라서 승인 프로세스를 독립 실행형의 비승인 프로세스 데이터베이스로 변환하려면 해당 단계를 모두 삭제해야 합니다.
데이터베이스를 열면 요약 페이지에 표시된 각 데이터베이스 필드의 값과 함께 데이터베이스 항목 행을 담은 요약 페이지가 나타납니다. 본인에게 열기 권한이 있는 모든 데이터베이스 행을 열 수 있습니다. 권한이 없는 사람은 요약 페이지에서 해당 행이 숨겨지며, 행 수 합계에서도 제외됩니다.
승인 프로세스 데이터베이스의 항목은 승인 프로세스의 여러 단계별로 그룹화되어 있습니다. 본인에게 열기 권한이 있는 모든 데이터베이스 행을 열 수 있습니다. 권한이 없는 사람은 요약 페이지에서 해당 행이 숨겨지며, 행 수 합계에서도 제외됩니다. 항목을 다른 단계로 이동하려면 항목을 편집하여 승인하거나 거부합니다.
데이터베이스 항목에는 고유의 액세스 제어 속성이 있습니다. 기본적으로 특정 데이터베이스나 단계에 액세스할 수 있는 사람은 누구나 열 수도 있지만, 열어서 편집(속성 변경)할 수 있는 것은 작성자 뿐입니다. 데이터베이스 또는 승인 프로세스 단계를 만들거나 편집할 때는 다음 작업이 가능합니다.
원래 데이터베이스 항목과 승인 프로세스 단계는 액세스 제어 설정이 상위 데이터베이스와 동일합니다. 그러나 기존 항목 및 단계의 소유자는 이러한 설정을 서로 다르게 수정할 수 있습니다.
데이터베이스 요약 페이지에서 열려는 항목의 아이콘을 클릭합니다.
또는 항목의 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 보기를 선택합니다.
항목 페이지가 열리고 항목에 있는 모든 필드가 표시됩니다.
항목 페이지에서 데이터베이스 요약 페이지로 돌아가려면 맵에서 
(한 수준 위로) 아이콘을 클릭하거나 맨 위의 "요약"을 클릭합니다.
데이터베이스 요약 페이지에서 맨 위의 "새 항목"을 클릭합니다.
또는 요약 페이지의 명령 모음에서 "새 항목"을 클릭합니다.
또는 데이터베이스 항목 편집 페이지에서 항목을 편집하는 경우 "다른 추가"를 클릭합니다.
데이터베이스 항목 만들기 페이지에서 사용할 수 있는 필드에 대한 값을 지정합니다.
"확인"을 클릭하여 항목을 만들고 해당 페이지로 이동합니다.
항목을 계속 추가하려면 항목 만들기 페이지의 맨 위에 있는 "다른 추가"를 클릭합니다.
데이터베이스 요약 페이지에서 항목 아이콘 옆에 있는 아이콘을 클릭합니다.
또는 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "편집"을 선택합니다.
또는 항목 페이지에서 맨 위의 아이콘을 클릭합니다.
데이터베이스 항목 편집 페이지에서 유형별 컨트롤을 사용하여 필드를 편집합니다.
"확인"을 클릭하여 변경 내용을 저장하고 항목 페이지로 돌아갑니다.
또는 여러 항목을 순서대로 편집하려면 데이터베이스 행 편집 페이지에서 "이전" 및 "다음" 단추를 사용합니다. 이 버튼 중 하나를 클릭하면 eRoom은 현재 항목을 저장하고 데이터베이스의 이전 또는 다음 항목으로 이동합니다.
데이터베이스의 항목을 만들거나 편집할 때는 각 필드에 있는 데이터의 종류에 따라 작업이 달라집니다. 필드에 초기 값이 있는 경우 필요에 따라 값을 변경할 수 있습니다.
필드 형식 |
동작 |
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일반 텍스트 |
서식 옵션이 없는 텍스트를 입력하고 편집합니다. 문자 수에 제한이 있을 수 있습니다. |
|
서식있는 텍스트 |
서식 있는 텍스트 편집 상자를 사용하여 텍스트를 입력하고 편집합니다. (플러그인만 해당). |
|
날짜 |
표준 텍스트 상자를 사용하여 날짜를 입력하고 편집합니다. 해당 필드가 만기일이면 "완료" 확인란을 선택하여 작업이 완료되었음을 표시할 수 있습니다. 그러면 요약 페이지의 이 필드에는 항목의 날짜 옆에 확인 표시가 나타납니다. 이 필드가 작업 데이터베이스의 일부인 경우에는 해당 작업이 더 이상 작업 목록에 포함되지 않으며, 다음에 이 작업 데이터베이스를 Outlook과 동기화할 때는 작업에도 "완료" 표시가 생깁니다. 이 확인란에 아무 것도 입력하지 않으면 이 필드에는 날짜 값만 표시됩니다. |
|
번호 |
통화 기호, 쉼표 및 소수점 등의 숫자와 관련 문자를 입력하거나 편집합니다. |
|
일련 번호 |
AI·A 번호 필드는 자동으로 설정되므로 편집할 수 없습니다. 요약 페이지 및 항목 페이지에서 각 페이지에는 만들어지거나 정렬된 순서대로 번호가 매겨집니다. |
|
예/아니요 |
드롭다운 메뉴에서 "예" 또는 "아니요"를 선택합니다. |
|
신호등 |
"(없음)"을 포함하여 사용할 수 있는 상태 표시기 중 하나를 선택합니다. |
|
선택 목록 |
드롭다운 메뉴에서 사용할 수 있는 선택 사항 중 하나를 선택합니다. |
|
구성원 목록 |
구성원 선택기 ( |
|
승인 |
항목에 대한 '승인자'로 나열된 구성원의 경우(또는 eRoom의 코디네이터나 관리자인 경우), 필요에 따라 이 필드에 대한 "승인" 단추를 항목 페이지 자체에서(편집기에도 표시됨) 직접 사용할 수 있습니다. |
|
설명 영역 |
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첨부 파일 상자 |
항목 페이지에서 첨부 파일 상자를 사용하여 그 항목과 관련된 항목(다른 eRoom 항목, 파일 등)을 만들고, 추가하고, 관리합니다. 데이터베이스의 첨부 파일 필드는 포함된 eRoom 항목 상자와 같습니다. eRoom Enterprise의 경우, 새로 만들기, 끌어놓기 또는 붙여넣기를 통해 Documentum 저장소의 기본 위치에 놓인 링크되지 않은 모든 파일을 자동으로 저장하도록 설정할 수 있습니다. 예를 들어, 승인 프로세스 데이터베이스의 마지막 단계에서 완료된 문서를 저장소에 자동으로 보관할 수 있습니다. 문서가 초안 및 검토 단계를 거치는 동안 이전 단계에서 이 설정을 해제했을 수 있습니다. 이 옵션에 대한 자세한 내용은 eRoom Enterprise와 Documentum Server 링크의 Documentum 저장소에서 기본 저장 위치 지정을 참조하십시오. |
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변경 로그 |
변경 로그는 항목에 대한 변경 내용을 자동으로 기록하므로 편집할 수 없습니다. |
요약 페이지에서 잘라내기, 복사 및 붙여넣기 명령(또는 끌어서 놓기)을 사용합니다.
이러한 명령은 한 번에 여러 항목에 대해 사용할 수 있습니다. 한 데이터베이스의 항목을 다른 데이터베이스로 붙여넣으면 eRoom은 열 제목별로 필드를 일치시킵니다. 잘못 일치시킨 항목이 있을 경우, eRoom에서는 어떤 열을 삭제할 것인지 알려주고 진행하기 전에 확인하라는 메시지를 표시합니다.
참고: 승인 프로세스 데이터베이스에서 구성원이 항목을 단계 간에 수동으로 이동하는 것을 허용하지 않는 경우, eRoom 코디네이터만 단계 간에 항목을 잘라내고, 복사하며, 붙여넣을 수 있습니다.
요약 페이지에서 항목의 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "삭제"를 선택합니다.
또는 요약 페이지에서 항목의 확인란을 선택하고 명령 모음에서 "삭제"를 클릭합니다.
해당 항목을 삭제할 것인지 확인한 후 "확인"을 다시 클릭하여 데이터베이스를 업데이트하고 요약 페이지로 돌아갑니다.
승인 프로세스의 단계에는 데이터베이스의 항목이 있으며, 이러한 항목은 데이터베이스에서 적절히 정의된 필드로 구성된 데이터 기록입니다. 단계 마법사를 사용하여 데이터베이스의 단계 속성을 만들고 편집할 수 있습니다. 데이터베이스에서 단계를 제거할 수 있지만 잘라내기, 복사 및 끌어서 놓기는 수행할 수 없습니다.
참고 항목:승인 프로세스 데이터베이스 및 Documentum Server 링크 파일
단계는 상위 데이터베이스의 단계 속성을 대부분 상속하지만 단계 마법사를 사용하여 속성(일부 필드 옵션 포함)을 개별적으로 편집할 수도 있습니다. 단계 마법사는 승인 프로세스에 대해 데이터베이스 만들기 마법사에서와 같은 페이지를 사용합니다. 그러나 사용자가 수행하려는 작업을 제어하는 페이지로 직접 이동할 수 있습니다.
해당 초기(상위 일치) 설정에서 단계 속성을 변경하지 않으면 이 설정은 상위 데이터베이스의 같은 속성 설정에 대한 모든 변경 내용을 추적합니다. 그러나 단계에서 해당 속성을 변경하고 나면 단계 설정은 상위 속성의 설정보다 우선 적용되며, 상위 설정에 대한 변경이 단계의 같은 설정에 더 이상 영향을 주지 않습니다. 단계/상위 속성이 변경되어 다시 일치하게 되는 경우, 설정 추적이 다시 시작되고(일단 덮여씌어지고 나면 다시 동기화할 수 없는 선택 목록의 선택 사항 제외), 상위에 대한 변경 내용은 단계에 적용됩니다.
반면 단계에 대한 액세스 제어 설정이 해당 초기 설정에서 수정되면 이러한 설정이 나중에 주 데이터베이스 액세스 제어 설정과 다시 일치하게 되더라도 영구적으로 독립 상태를 유지합니다.
승인 프로세스 요약 페이지에서 승인 단계 목록에 있는 명령 모음의 "새 단계"를 클릭합니다.
또는 승인 프로세스 편집 페이지에서 "승인 단계나 승인 규칙 변경"을 선택하여 승인 단계 페이지를 열고 여기서부터 진행합니다.
요약 페이지에서 새 필드를 기존의 어느 단계 다음에 추가할 것인지 선택합니다. 또는 "(첫 단계 앞에)"를 선택하여 처음에 표시되도록 합니다. "확인"을 클릭합니다.
단계 이름 설정 페이지에서 다음을 수행합니다.
"다음"을 클릭합니다.
승인 단계 필드 옵션 페이지에는 승인 프로세스에서 정의된 구성원 목록, 승인 및 선택 목록 필드만 나열됩니다. eRoom Enterprise의 경우, 데이터베이스에 정의된 첨부 파일 상자 필드가 있다면 그 필드도 이 페이지에 포함됩니다. 단계에는 이러한 형식의 모든 필드에 대해 별도의 선택 사항, 옵션 및 초기 값이 있을 수 있습니다. 그러나 선택 목록 필드에는 "이전 필드와 같은 줄에 표시" 설정이 표시되지 않으며 구성원 필드나 승인 필드에는 "소유자 필드임" 설정이 표시되지 않습니다.
이러한 필드 옵션을 적절하게 수정하고(있을 경우) "다음"을 클릭합니다.
승인 단계 요약 옵션 페이지에서는 이 승인 프로세스의 나머지 부분과는 다른 이 단계의 요약 페이지 옵션을 지정할 수 있습니다. 그러나 개별 단계에 대해 필드 위치(해당 열 순서)나 항목의 제목은 변경할 수 없습니다.
"다음"을 클릭합니다.
단계 지침 페이지에서는 단계 요약 페이지에 표시되는 시작 메시지와 항목 만들기/편집 페이지에 표시되는 항목 편집 지침을 입력할 수 있습니다. 이 두 구성 요소는 모두 선택 사항입니다.
"확인"을 클릭하여 단계를 만들고 승인 프로세스에 대한 기본 요약 페이지로 돌아갑니다.
승인 프로세스 요약 페이지에서 단계의 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "편집"을 선택합니다.
승인 단계 편집 페이지에서 다음 중 하나를 선택하고 "확인"을 클릭합니다.
필드 변경 - 단계의 선택 목록, 구성원 목록, 승인 또는 첨부 파일 상자(eRoom Enterprise에만 해당) 필드를 수정합니다.
필드를 선택하고 "다음"을 클릭하여 승인 단계 필드 옵션 페이지를 엽니다. 필요에 따라 필드 옵션을 수정하고, 다음 중 적절한 요약 옵션을 선택합니다.
"확인"을 클릭하여 데이터베이스를 업데이트하고 요약 페이지로 돌아갑니다.
데이터베이스 이름 및 기타 기본 설정 변경 - 단계 이름 설정 페이지를 엽니다.
요약 페이지 옵션 변경 - 승인 단계 요약 옵션 페이지를 엽니다.
시작 메시지와 지침 변경 - 단계 지침 페이지를 엽니다.
모든 승인 단계 옵션 검색 - 단계 이름 설정 페이지에서 시작하며, 단계를 추가할 때와 같은 순서로 단계 마법사를 계속 진행합니다.
단계 편집을 완료했으면 "확인"을 클릭하여 변경 내용을 저장하고 승인 프로세스 요약 페이지로 돌아갑니다.
승인 프로세스 요약 페이지에서 단계의 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "삭제"를 선택합니다.
또는 해당 단계의 확인란을 선택한 후 명령 모음에서 "삭제"를 클릭합니다.
또는 맵에서 단계의 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "삭제"를 선택합니다.
또는 승인 프로세스 편집 페이지에서 "승인 단계나 승인 규칙 변경"을 선택하여 승인 단계 페이지를 열고 삭제할 단계에 대해 아이콘을 클릭합니다.
승인 프로세스에 이 단계 이외에 다른 단계가 남아 있고 해당 단계에 항목이 있는 경우, 항목을 어느 단계로 이동할 것인지 묻는 메시지가 나타납니다. 항목을 이동하려는 단계를 선택하고 "확인"을 클릭합니다. "확인"을 클릭하여 단계의 삭제를 확인합니다. 단계에 항목이 없는 경우에는 삭제를 확인하기만 하면 됩니다.
승인 프로세스에 이 단계만 남아 있는 경우, 단계에 항목이 있는지 여부에 상관없이 승인 프로세스에서 해당 단계를 삭제할 것인지 묻는 메시지가 나타나고 독립 실행형 데이터베이스로 변환됩니다. “확인”을 눌러 확인하십시오.
eRoom에서 이 단계가 삭제됩니다. 단계에 항목이 있고 이 단계가 데이터베이스에 남아 있는 마지막 단계가 아닌 경우, 항목은 사용자가 선택한 단계로 이동합니다. 승인 프로세스에 그 단계만 남은 경우, 이제 데이터베이스는 일반 데이터베이스이며 모든 항목은 일반 데이터베이스 항목입니다.
참고: 삭제된 데이터베이스 단계는 eRoom에서 영구적으로 제거되며, eRoom에 휴지통이 있어도 여기로 이동하지 않습니다.
데이터베이스의 각 필드는 한 가지 데이터 형식만 승인하여 표시합니다.
참고: 데이터베이스를 저장한 다음에는 필드에 대한 데이터 형식을 변경할 수 있으나 원래 형식과 호환되는 형식으로만 변경할 수 있습니다. 예를 들어, 날짜 필드는 일반 텍스트 필드나 서식있는 텍스트 필드로만 변경할 수 있습니다. 이는 해당 필드에 있는 기존 값을 유지하거나 제대로 변환하기 위해서입니다.
데이터 형식 |
설명 및 옵션 |
대시보드 표시 옵션 |
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일반 텍스트 |
특수 서식이 지정되어 있지 않은 텍스트를 표시하는 필드용입니다. 표준 텍스트 상자를 사용하여 일반 텍스트 필드를 편집합니다. 텍스트 필드의 크기를 제한하려면 이 확인란을 선택합니다. 이 필드를 편집할 때 상자에 입력할 수 있는 최대 문자 수를 나타내는 n 숫자를 지정하십시오. n에 대한 기본값은 40자입니다. 이 확인란에 아무것도 입력하지 않으면 텍스트 필드의 크기는 무제한이 됩니다. 항목을 처음으로 만들 때 항목 페이지 및 요약 페이지에서 이 필드가 표시할 내용을 지정합니다. 이 옵션에 아무것도 입력하지 않으면 새 항목을 만들 때 필드에는 초기 내용이 없습니다. 이 필드의 모든 텍스트가 요약 페이지에 한 줄로 표시되게 하려면(예 보기) 이 확인란을 선택합니다. 이런 경우 이 필드에서 문자 수가 가장 많은 항목이 열의 너비를 결정합니다. 그렇지 않으면 고정폭 열의 한 줄에 이 필드의 텍스트가 모두 들어갈 수 없을 경우, 텍스트는 다음 줄로 넘어가고 필드는 그만큼 세로로 확장됩니다. 이 확인란을 선택하여 항목 페이지(요약 페이지가 아님)의 레이아웃을 변경하면 이 필드는 별도의 줄이 아닌 이전 필드와 같은 줄에 표시됩니다. 이 설정은 항목 페이지의 첫 번째 필드에는 적용되지 않으며, 첫 번째 필드가 아닌 경우 첫번째 필드가 아닌 경우 서식있는 텍스트, 구성원 목록, 승인, 설명 영역, 첨부 파일 상자 또는 변경 로그 필드 형식 중 하나에 적용됩니다. |
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서식있는 텍스트(플러그인만 해당) |
굵은꼴과 기울임꼴 같은 서체뿐 아니라 그래픽과 하이퍼링크가 있는 텍스트를 표시하는 필드용입니다. 포함된 서식있는 텍스트 편집(RTE) 상자를 사용하여 서식있는 텍스트 필드를 편집할 수 있습니다. 이 필드의 편집 상자에 n줄까지 입력 가능 필드에 서식있는 텍스트를 입력하는 데 사용하는 RTE 상자의 높이(n은 줄 수)를 정의하려면 이 확인란을 선택합니다. 이 숫자가 필드에 들어갈 수 있는 텍스트 양을 제한하지는 않지만, 이를 통해 일반적인 값 크기를 시각적으로 표시할 수는 있습니다. 초기 값 위를 참고하십시오. 자동 줄 바꿈 없음 위를 참고하십시오. |
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날짜 |
캘린더 날짜를 표시하는 필드용입니다. 날짜 선택용의 날짜 선택기 ( 이 확인란을 선택하여 날짜를 기한이나 이력으로 분류합니다. 만기일 필드가 있는 항목을 만들거나 편집하는 경우, 해당 필드에 대한 편집기에는 "완료" 확인란이 포함됩니다. 데이터베이스에 만기일 필드 및 구성원-소유자 필드가 모두 있는 경우, 해당 데이터베이스는 작업 데이터베이스가 될 수 있습니다. 그러나 작업 데이터베이스를 Outlook과 성공적으로 동기화하려면 구성원-소유자 필드를 데이터베이스의 항목에 대한 제목으로 사용할 수 없습니다. 항목을 처음 만들 때 항목 페이지와 요약 페이지에서 이 필드가 표시할 값을 결정하는 설정을 선택합니다.
이전 필드와 같은 줄에 표시 위를 참고하십시오. |
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번호 |
통화 기호, 쉼표 및 소수점과 같은 관련 문자와 고정 자릿수를 표시하는 필드입니다. 초기 값 위를 참고하십시오. 이전 필드와 같은 줄에 표시 위를 참고하십시오. |
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일련 번호 |
항목을 만들 때 eRoom 소프트웨어에서 자동으로 생성되는 숫자 값을 표시하는 필드입니다. 일련 번호 필드는 편집할 수 없습니다. 숫자 항목 - 항목에 번호가 매겨지는 방법을 선택합니다.
이전 필드와 같은 줄에 표시 위를 참고하십시오. |
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완료 또는 선적 레이블이 있는 열에서처럼 "예" 또는 "아니요" 값을 표시하는 필드입니다. 초기 값 - 항목을 처음으로 만들 때 항목 페이지와 요약 페이지에서 이 필드에 예 또는 아니요를 표시할지 여부를 선택합니다. 이전 필드와 같은 줄에 표시 위를 참고하십시오. |
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신호등 |
항목의 전체 상태를 시각적으로 나타내는 필드입니다. 각 "신호등" 필드에는 세 설정 중 하나가 선택한 스타일로 표시됩니다(예 보기). 신호등 스타일 상태 표시기를 나타낼 스타일을 선택합니다.
초기 값 - 항목을 처음 만들 때 항목 페이지에 상태 표시기를 나타낼 방법을 선택합니다.
이전 필드와 같은 줄에 표시 위를 참고하십시오. |
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선택 목록 |
한 가지 선택만 허용하는 선택 목록 필드를 편집하는 경우, 미리 정의된 선택 사항의 드롭다운 목록에서 값을 선택합니다. 복수 선택이 가능한 필드를 편집할 때는 선택기 ( 선택 텍스트 상자에 구성원이 선택할 수 있는 값 집합을 별도의 줄에 입력합니다(예제용으로 들어 있는 초기 값 대체). 복수 선택을 허용하는 경우 값의 일부로 세미콜론(;)을 사용하지 마십시오. 그렇지 않으면 데이터 내보내기 변환기가 세미콜론을 사용하여 선택 필드의 값을 구분하므로 이런 값을 CSV 형식으로 적절히 가져올 수 없습니다. 복수 선택 허용 구성원이 항목을 만들거나 편집할 때 이 필드에 대해 두 개 이상의 값을 선택하도록 허용하려면 이 확인란을 선택합니다. 초기 값 텍스트 상자에 아무것도 입력하지 않거나, 항목을 처음으로 만들 때 이 필드에 값을 표시하려면 선택 사항으로 지정한 값 중 하나를 입력합니다. 자동 줄 바꿈 없음 위를 참고하십시오. 이전 필드와 같은 줄에 표시 위를 참고하십시오. |
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구성원 목록 |
eRoom 구성원의 이름을 표시하는 필드입니다. 구성원 선택기 ( 나열할 구성원 선택 이 필드에 모든 구성원이 나열되게 할지 또는 eRoom 구성원의 하위 집합만(다음 구성원만) 나열할지 여부를 선택합니다. 이 확인란을 선택하면 구성원 필드에 소유자가 있는 것으로 분류됩니다. 데이터베이스에 만기일 필드가 정의되어 있고 이 설정으로 정의된 구성원-소유자 필드가 있으면 해당 데이터베이스는 작업 데이터베이스가 됩니다. 그러나 작업 데이터베이스를 Outlook과 성공적으로 동기화하려면 구성원-소유자 필드를 데이터베이스의 항목에 대한 제목으로 사용할 수 없습니다. 초기 값 이 필드에 대한 선택 사항으로 나열되도록 지정한 구성원 중에서 이 필드에 대한 초기 값으로 표시하려는 특정 구성원(있을 경우)을 지정합니다. "(만든 사람)"을 선택하는 경우, 초기 값은 항목을 만든 구성원의 이름입니다. 항목을 만들 때 이 필드에 아무것도 표시하지 않으려면 확인란을 비워두십시오. 복수 선택 허용 사람들이 여러 구성원을 선택할 수 있도록 하려면 이 확인란을 선택합니다. 이 필드에 대한 요약 페이지에 구성원의 전체 이름 대신 이니셜을 표시하려면 이 확인란을 선택합니다. 이 옵션을 설정해도 구성원의 전체 이름이 항목 페이지에 표시됩니다. |
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승인 |
데이터베이스에서 항목을 승인할 수 있는 구성원을 식별하는 필드입니다. 데이터베이스 항목 편집 페이지에서 승인 필드에는 항목 승인에 대한 기한을 지정하는 필드가 포함됩니다. 승인 필드의 요약 페이지에는 모든 기한도 표시됩니다. 승인자로 나열된 구성원은 "승인"을 클릭한 후 구성원 선택 페이지에서 해당 이름 옆의 확인란을 선택하여 자신의 승인을 등록할 수 있습니다. 승인 프로세스 데이터베이스의 첫 단계 이후 모든 단계에서 데이터베이스 항목 편집 페이지의 승인 필드에는 "승인" 버튼 이외에도 "거부" 단추가 포함됩니다. 승인자의 경우, "거부"를 클릭하면 항목을 이전 단계로 보내기 전에 설명을 기록할 수 있습니다. 그러면 항목 페이지에 항목을 승인하지 않는 이유가 표시됩니다. 승인자 구성원 선택기 ( 각 항목을 승인해야 할 사람: 승인자로 식별된 모든 이름이 서명해야 할지, 또는 그 중 일부만 서명해도 충분한지를 지정합니다. 이 확인란을 선택하면 승인 필드에 소유자가 있는 것으로 분류되므로 그 데이터베이스를 작업 데이터베이스로 지정하고, 이를 Outlook과 동기화할 수 있습니다. 초기 값 항목을 만들 때 승인자 이름을 표시하려면 구성원 선택기 ( 최초 마감 기한 위를 참고하십시오. |
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항목 페이지에 설명 추가를 위한 공간을 포함시킬 수 있습니다. 한 데이터베이스에 설명 영역 필드는 하나만 있을 수 있습니다. 중첩 응답 허용 이 확인란을 선택하면 구성원이 개별 설명에 직접 응답을 삽입할 수 있습니다. |
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항목 페이지에서 파일 추가를 위한 공간을 포함시킬 수 있습니다. 한 개 데이터베이스에 첨부 파일 상자 필드는 하나만 있을 수 있습니다. eRoom Enterprise에서만 제외하고 이 데이터 형식에는 옵션이 없습니다. 포함된 파일이 기본적으로 Documentum Server에 링크됨(eRoom Enterprise만 해당) 새로 만들기, 끌어놓기, 붙여넣기 또는 라우팅을 통해 항목 첨부 파일 상자에 생긴 모든 파일에 대해 Documentum 저장소에서 기본 저장 위치를 지정하려면 이 확인란을 선택합니다. 예를 들어, 승인 프로세스 데이터베이스의 마지막 단계에서 Documentum 저장소에 완료된 문서를 자동으로 저장할 수 있습니다. 문서가 초안 및 검토 단계를 거치는 동안 이전 단계에서 이 설정을 해제했을 수 있습니다. 이 옵션 사용에 대한 자세한 내용은 eRoom Enterprise의 Documentum 저장소에서 기본 저장 위치 지정을 참조하십시오.
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데이터베이스 항목이나 작업 및 개별 항목이나 작업 페이지에 대한 모든 변경 사항을 각 행에 하나씩 자동 기록하여 표시합니다. 한 개 데이터베이스에 변경 로그 필드는 하나만 있을 수 있습니다. 변경 로그가 10개 이상의 변경 사항을 기록할 경우 가장 최근의 5개만 표시됩니다. 이 데이터 형식에 대한 옵션이 없습니다. |
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데이터베이스의 모든 필드를 정의한 후 필드의 데이터 형식을 변경해야 할 수 있습니다. 예를 들어, 일반 텍스트에 대한 필드를 정의한 후 나중에 여기에 하이퍼링크가 필요할 수 있습니다. 이런 경우 해당 필드를 하이퍼링크 삽입 기능이 있는 서식있는 텍스트로 변경할 수 있습니다.
데이터베이스 필드의 데이터 형식을 변경할 때는 다음과 같은 사항이 적용됩니다.
변환할 수 없는 모든 일반 텍스트 값은 무시됩니다.
변환할 수 없는 모든 서식있는 텍스트 값은 무시됩니다.
숫자 값을 텍스트로 변환하면 숫자 서식이 유지됩니다.
변환할 수 없는 모든 선택 목록 값은 무시됩니다.
설명 영역, 첨부 파일 상자 및 변경 로그와 같은 데이터 형식은 변환할 수 없습니다.
데이터베이스 요약 페이지의 명령 모음에서 "내보내기"를 클릭합니다.
서식있는 텍스트 필드가 있을 경우, 데이터베이스 항목 내보내기 페이지에는 항목을 HTML로 내보낼 것인지 묻는 메시지가 표시됩니다.
데이터베이스 항목 내보내기 완료 페이지에서 링크를 클릭하여 내보낸 파일을 다운로드합니다.
파일이 CSV 형식으로 저장됩니다.
참고: 서식 있는 텍스트 필드, 첨부 파일, 설명 및 변경 로그 항목의 이미지는 내보낼 수 없습니다.
데이터베이스 요약 페이지의 명령 모음에서 "가져오기"를 클릭합니다.
데이터베이스 항목 가져오기 페이지에서 가져오고자 하는 데이터베이스 항목의 내보내기 파일을 선택합니다.
eRoom 데이터베이스 항목 내보내기 파일의 확장명은 “.csv"입니다. 파일은 열 이름이 포함된 머리글 행으로 시작해야 합니다.
"확인"을 클릭합니다.
eRoom 데이터베이스의 열과 일치하는 이름이 있는 텍스트 파일의 열을 데이터베이스로 가져옵니다.
또한 eRoom은 각 데이터 행이 잘 구성되어 있는지 확인합니다. 예를 들어, 데이터 행의 필드 수와 머리글 행의 필드 수가 일치하는지 확인합니다. 문제가 있는 경우는 보통 데이터 행에 잘못된 구분 문자가 사용되었기 때문이며 머리글 행에는 문제가 없습니다. 형식이 잘못된 데이터 행이 있으면 eRoom은 "가져올 행이 없습니다. 파일에 행이 없거나 모든 행의 필드 수가 정확하지 않기 때문일 수 있습니다. 파일을 확인하고 다시 시도하십시오"라는 메시지를 표시하여 사용자에게 문제를 알립니다.
CSV 파일의 행 수가 서버 조정 매개 변수(기본값은 100,000)로 지정된 최대값을 초과하면 eRoom은 허용된 수보다 많은 행이 있다는 메시지를 표시합니다. 이 경우 파일을 더 작은 증분으로 분할한 후 다시 가져올 수 있습니다.
참고: 승인 프로세스 데이터베이스로 가져오는 경우, CSV에는 항목을 가져오려는 단계의 이름이 포함된 "단계"라는 추가 열이 포함되어야 합니다.
아이콘을 클릭하여 팝업 달력을 엽니다. 이 달력에서 날짜를 선택할 수 있습니다.
). 구성원 선택 페이지에서 적절한 구성원을 선택합니다. 필드가 "복수 선택 허용"으로 설정된 경우를 제외하고 한 구성원만 선택할 수 있습니다.
-- 개별 신호등(녹색, 노랑 또는 빨강)
-- 한 가지 색상만 불이 켜진 신호등 그룹(녹색, 노랑 또는 빨강)
-- 색상 깃발(녹색, 노랑 또는 빨강)
-- 엄지손가락(위, 아래 또는 모두)
-- 기호(선택 표시, 대시 또는 "x")
)를 사용하여 미리 정의된 값 집합에서 선택합니다.
아이콘을 클릭하여 로그를 확장하거나