이 항목은 다음 섹션으로 구성되어 있습니다.
프로젝트 정보를 성공적으로 관리한다는 것은 프로젝트 구성원 간의 의사 소통에 문제가 없고 새로운 정보와 변경된 정보에 대한 전달이 원활하게 이루어지고 있다는 것을 의미합니다. eRoom을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
전자 메일 또는 eRoom Instant Messaging Integration Services가 설치되어 있을 경우에는 인스턴트 메시지를 통해 알림 메시지를 전송하여 다른 구성원에게 변경 사항을 알립니다.
eRoom의 항목이 수정되었을 때 알림을 받습니다.
eRoom의 초기 페이지에 알림을 만듭니다(코디네이터인 경우).
인터콤을 사용하여 eRoom에 참여 중인 다른 구성원과 텍스트 대화를 진행합니다.
새로운 정보나 변경된 정보를 나타내는 읽지 않음 표시 (
)를 추적합니다.
전자 메일 또는 eRoom Instant Messaging Integration Services가 설치되어 있을 경우에는 인스턴트 메시지를 통해 다른 구성원에게 eRoom의 새 항목이나 변경된 항목을 알릴 수 있습니다. 항목에 대한 알림 메시지를 보내는 경우 받는 사람이 항목 알림 기능을 설정하지 않아도 eRoom은 알림 메시지를 보냅니다. 메시지(e-메일 또는 인스턴트 메시지)에는 항목에 대한 링크와 항목의 알림 설정에 대한 링크가 포함되어 있습니다.
구성원이 e-메일로 알림 메시지를 수신하려면 e-메일 주소가 있어야 합니다.
인스턴스 메시지를 통해 알림 메시지를 받으려면 다음의 모든 상황이 충족되어야 합니다.
인스턴트 메시징이 해당 사이트에 대해 활성화되어 있음
받는 사람에게 인스턴트 메시지로 연락 가능 권한이 있음(사이트의 인스턴트 메시징 권한 그룹 구성원)
받는 사람이 유효한 인스턴트 메시지 계정 정보를 갖고 있음
받는 사람이 온라인 상태임
eRoom에서 eRoom 컨트롤 막대에 있는
("알림 메시지 보내기") 아이콘을 클릭합니다.
구성원 선택 페이지가 열립니다.
알림 메시지를 보낼 구성원(한 명 이상)을 선택하거나 검색하고 "확인"을 클릭합니다.
알림 메시지 페이지가 열립니다.
인스턴트 메시징을 사용할 수 있는 경우, 알림 메시지를 보내는 방법(전자 메일 또는 인스턴트 메시지)을 선택할 수 있습니다.
해당하는 경우 제목과 메시지를 사용자 지정합니다. 기본 메시지에는 알림 메시지를 보내고 있는 페이지에 대한 링크가 포함되어 있습니다.
"확인"을 클릭하여 알림 메시지를 보냅니다.
받는 사람 중 일부 또는 모두가 지정된 방식으로 알림 메시지를 받을 수 있으면 알림 메시지가 전송되었음을 확인하는 메시지가 표시됩니다. "확인"을 클릭하여 eRoom으로 돌아갑니다.
참고: 인터콤에서, 참여 중인 구성원 목록의 해당 이름을 클릭하여 구성원에게 e-메일을 직접 보낼 수 있습니다.
특정 항목이 변경될 때마다 또는 eRoom에서 변경 사항이 발생할 때마다 e-메일 또는 eRoom Instant Messaging Integration Services가 설치되어 있을 경우에는 인스턴트 메시지를 통해 알림을 받을 수 있습니다.
알림을 즉시 받을 수도 있고 밤중에 받을 수도 있습니다. 즉각적인 알림의 경우 다음 모든 상황이 충족되면 인스턴트 메시지를 보내도록 선택할 수 있습니다.
인스턴트 메시징이 해당 사이트에 대해 활성화되어 있음
받는 사람에게 "인스턴트 메시지로 연락 가능" 권한이 있음(사이트의 인스턴트 메시징 권한 그룹 구성원)
받는 사람이 유효한 인스턴트 메시지 계정 정보를 갖고 있음
받는 사람이 온라인 상태임
커뮤니티 설정에 해당 옵션이 어떻게 설정되어 있는지에 따라 전자 메일 알림 메시지를 HTML 형식이나 일반 텍스트 형식으로 받을 수 있습니다.
참고: 여러 작업을 연속해서 빠르게 수행할 경우 사용자에게 모든 작업에 대한 알림이 전달되지 않습니다. 이 동작은 설계에 의한 것입니다. 예를 들어, 폴더를 만든 다음 연속해서 빠르게 하위 폴더를 만드는 경우 시스템에서 상위 폴더 생성에 대해서만 알리고 하위 폴더 생성에 대해서는 알리지 않습니다. 폴더를 만든 다음 상위 폴더 생성에 대해 알림 서비스가 실행된 후(서비스는 5분 간격으로 실행됨) 하위 폴더를 만드는 것이 좋습니다.
맵이나 항목 상자에서 항목 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "알림"을 선택합니다.
전체 eRoom에 대한 알림 설정을 변경하려면 맵으로 이동한 다음 eRoom 이름 왼쪽에 있는 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭합니다. 팝업 메뉴에서 "알림"을 선택합니다.
또는 항목 확인란을 선택하고 명령 모음에서 "알림"을 클릭합니다.
또는 e-메일 변경 보고서에서 알림 설정 변경에 대한 링크를 클릭합니다.
알림 페이지에서, 변경 사항이 있을 때 하루에 한 번 알림을 받을 것인지 전혀 받지 않을 것인지 여부를 선택합니다.
이 선택 항목을 사용할 수 있는 경우에는 알림을 받을 수단을 전자 메일과 인스턴트 메시지 중에서 선택합니다.
e-메일 알림을 HTML 형식으로 보내려면 알림 페이지에서 해당 확인란을 선택합니다.
"확인"을 클릭하여 설정을 적용합니다.
참고: 전체 eRoom에 대해 알림을 해제하면 변경 보고서를 선택한 항목으로 제한할 수 있습니다.
대시보드에는 표준 알림 설정 외에도 항목 유형에 따라 다음 중 한 가지 알림 옵션이 있습니다.
My eRoom에 표시(대시보드 항목의 경우)
이 {데이터베이스 | 일정 | 프로젝트 계획}을 My eRoom에 요약
이 항목을 My eRoom에 요약(여러 선택 항목의 경우)
선택되면 대시보드가 My eRoom의 대시보드 탭에 표시됩니다.
매일 밤에 받아보는 변경 보고서에 포함되는 정보는 다음과 같습니다.
eRoom 또는 항목 이름, 알림 날짜, 항목이 아닌 eRoom에 대한 신호등 및 상태 요약, 보고된 eRoom 또는 항목에 대한 알림 설정을 수정할 수 있는 링크
사용자의 승인을 기다리거나 기한이 지난 데이터베이스 항목의 이름
예정된 캘린더 이벤트
보고서 관련 기타 변경 사항(eRoom 또는 항목)
일반적으로, eRoom에서 보고하는 변경 사항은 새로 만들어지거나 편집된 항목에 대한 정보입니다. 그러나 일부 항목의 경우 eRoom은 다음과 같은 추가 변경 정보를 보고합니다.
투표 - eRoom은 투표가 종료되거나 재개되거나 재설정될 때 또는 표시 설정이 변경될 때 보고합니다. 사용자가 투표 결과를 볼 수 있는 경우, eRoom은 투표에 대한 변경 사항을 보고합니다. 결과와 투표를 모두 볼 수 있으면 투표자의 이름도 볼 수 있습니다.
데이터베이스 - 데이터베이스에 있는 100개 이상의 항목이 알림 보고서 사이에서 변경된 경우 eRoom은 변경된 항목의 각 제목 대신 항목 개수를 보고합니다. 승인 프로세스 단계로 이동된 항목은 이 단계에서 "새 항목"으로 보고됩니다. 데이터베이스 필드 수준의 세부 변경 정보는 데이터베이스 변경 로그와 데이터베이스별 알림 보고서에만 보고됩니다.
파일 - eRoom은 파일에 대한 버전 추적이 설정되어 있을 때 새 파일 버전을 보고합니다.
eRoom을 시작할 때 eRoom 맵과 각 개별 항목에 읽지 않음 표시 ()가 나타납니다. 맵 아이콘을 클릭하여 변경된 항목으로 직접 이동하거나 컨트롤 막대의 "읽지 않은 다음 항목" 버튼 (
)를 사용하여 eRoom의 새로운 항목이나 변경된 항목을 모두 봅니다.
항목을 읽지 않을 경우 플래그를 읽음으로 설정할 수 있습니다. 항목을 읽은 후 읽지 않은 상태로 되돌리려면 그 항목의 플래그를 읽지 않음으로 설정할 수 있습니다.
항목을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "읽은 상태로 표시" 또는 "읽지 않은 상태로 표시"를 선택합니다.
또는 항목 상자에서 항목 옆에 있는 확인란을 선택합니다. 그런 다음 명령 모음에서 
또는 
아이콘을 클릭합니다.
참고: 항목 상자에 선택된 항목이 없는 경우 또는 아이콘을 클릭하면 해당 페이지의 모든 항목에 명령이 적용됩니다.