중요: 권한 관리를 활성화할 eRoom 사이트마다 별도의 IRM 정책 서버가 필요합니다.이 항목은 다음 섹션으로 구성되어 있습니다.
선택적인 eRoom의 권한 관리 통합 작업에는 Documentum IRM(Information Rights Management) 서버와 Documentum IRM 클라이언트 번들 라이센스(Adobe Acrobat 및 Microsoft Word 클라이언트 포함)가 필요하며 이 기능은 eRoom과 별도로 구매해야 합니다.
이러한 통합 작업을 통해 eRoom 권한 관리 정책이 IRM 정책 서버가 아닌 eRoom에 정의됩니다. IRM 정책 서버는 파일에 대해 사용자가 갖는 권한을 결정하는 eRoom 정책 설정을 적용합니다.
중요: 권한 관리를 활성화할 eRoom 사이트마다 별도의 IRM 정책 서버가 필요합니다.
eRoom의 권한 관리를 설명하는 데 사용되는 용어는 다음과 같습니다.
관련 파일 - eRoom 권한 관리 정책에 의해 보호될 수 있는 파일 유형(현재는 Microsoft Office 및 Adobe Acrobat 파일만)입니다. 관련 파일은 eRoom 또는 폴더의 최상위 수준, 중첩 폴더, eRoom 항목의 첨부 파일 상자에 있거나 eRoom 받은 편지함의 메시지에 첨부되어 있을 수 있습니다.
비관련 컨텐츠 - eRoom 권한 관리 정책에 의해 보호될 수 없는 파일 유형입니다. 여기에는 eRoom Documentum Server 링크 파일 그리고 Microsoft Office 또는 Adobe Acrobat 파일이 아닌 파일이 포함됩니다. 마찬가지로 기본 저장 위치가 Documentum 저장소에 있는 폴더 또는 eRoom 링크된 폴더 항목에 대해 권한 관리를 활성화할 수 없습니다. 그러나 사이트 또는 eRoom에 대해 권한 관리가 활성화되지 않은 경우에도 저장소 위치와 링크되어 있는 보호된 파일은 해당 폴더 유형에서 표시됩니다.
보호되는 파일 - eRoom 권한 관리 정책에 의해 보호되는 관련 파일입니다. 파일은 컨테이너 또는 상위 폴더로부터 정책을 상속할 수 있습니다. 또는 파일에 대한 정책을 직접 정의할 수도 있습니다. 보호되는 파일은 큰 아이콘 보기에서 "보호됨" 기호(
)와 액세스 제어 페이지의 주석을 통해 식별됩니다. 파일이 보호되고 나면 보호를 취소할 수 없습니다.
정책 편집기 - 폴더 또는 파일에 대한 권한 관리 정책 설정을 편집할 수 있는 구성원입니다. eRoom에서는 항목의 편집 목록에 있는 모든 사용자가 해당 정책을 편집할 수 있습니다. 정책 편집자만 권한 관리가 보호되는 파일 또는 권한 관리가 활성화된 폴더를 복사할 수 있습니다.
상위 항목 컨테이너 - 폴더 또는 파일의 계층에 있는 컨테이너(eRoom 포함)로서, 이 컨테이너의 정책을 폴더나 파일이 상속합니다.
권한 관리가 사이트에 대해 활성화되어 있으면 사이트에 있는 커뮤니티에 대해 선택적으로 활성화할 수 있습니다. 권한 관리가 커뮤니티에 대해 활성화되어 있으면 커뮤니티에 있는 eRoom에 대해 선택적으로 활성화할 수 있습니다.
eRoom에서 권한 관리를 활성화하면 eRoom의 모든 폴더에서 권한 관리가 활성화됩니다. 추가될 때 또는 보호가 선택 사항일 경우 eRoom 또는 폴더에 있는 모든 관련 컨텐트를 자동으로 보호할지 여부를 사용자가 결정합니다. 이 결정은 관련 컨텐트의 보호 방법에만 영향을 주고 eRoom 또는 폴더에 포함될 수 있는 컨텐트 유형에는 영향을 주지 않습니다. eRoom 또는 폴더에서 관련 컨텐트가 자동으로 보호되는 경우에도 eRoom 또는 폴더는 비관련 컨텐트를 포함할 수 있습니다.
폴더는 상위 항목의 정책을 상속(즉, 참조)하거나, 상위 항목의 정책과 다른 자체적인 정책을 보유할 수 있습니다.
파일을 보호하는 경우 일단 해당 정책이 컨테이너(eRoom 또는 폴더)로부터 복사됩니다. 이것은 참조가 아니라 복사이기 때문에 컨테이너의 정책을 변경해도 포함하고 있는 항목의 유효 정책만 변경될 뿐이고 실제 정책은 변경되지 않습니다.
권한 관리 사용/보호 항목의 열기 목록이 아니라 편집 목록이 해당 항목을 복사할 수 있는 사용자를 결정합니다. 또한 정책을 편집할 수 있는 사용자를 결정합니다.
특정 폴더 또는 파일에 설정된 권한 관리 정책이 실제 정책입니다. 권한 관리가 활성화된 eRoom에는 자체 정책이 있습니다. 이러한 eRoom의 최상위 수준에 있는 관련 파일 및 폴더는 일단 해당 정책을 상속합니다.
파일 또는 폴더의 유효 정책은 폴더 또는 파일의 실제 정책 중 가장 제한적인 정책 설정과 상위 항목 컨테이너의 정책을 조합한 것입니다. 유효 정책은 구성원이 보호되는 파일에서 실제로 수행할 수 있는 작업을 결정합니다. 예:
앞의 예제에서 볼 수 있듯이
My file.doc 및 Her file.doc는 인쇄할 수 없습니다. 자체 정책에서는 인쇄를 허용하고 있지만 Folder 1에 인쇄를 허용하지 않는 보다 제한적인 정책이 있기 때문입니다.
My file.doc는 파일의 만료 날짜 4/30/10이 아니라 12/25/09에 만료됩니다. 컨테이너의 정책이 보다 이르고 제한적인 날짜(12/25/09)를 지정하고 있기 때문입니다.
Her file.doc에서 컨텐트를 복사할 수 없습니다. Folder 1에서는 복사를 허용하지만 Her file.doc에 복사를 허용하지 않는 보다 제한적인 설정이 있기 때문입니다.
Her file.doc는 12/25/09가 아니라 8/31/08에 만료됩니다. 만료 날짜가 컨테이너의 만료 날짜보다 제한적(이른 날짜)이기 때문입니다.
자체 정책이 있는 파일이나 폴더를 다른 위치로 이동하면 실제 정책은 변경되지 않고 그대로 유지됩니다. 그러나 새 위치에 적용되는 정책에 따라 유효 정책은 변경될 수 있습니다. 예:
앞의 예제에서 볼 수 있듯이 Folder 1에서 Folder 2로 이동한 후에는
My file.doc를 인쇄할 수 있습니다.
My file.doc는 이제 자체 정책에서 지정하는 날짜에 만료됩니다. 해당 날짜가 보다 제한적인 설정이기 때문입니다.
이 [Room 또는 폴더]의 새 Microsoft Office 파일 및 Adobe Acrobat 파일 설정은 eRoom에 대해 권한 관리가 활성화되었는지 또는 비활성화되었는지를 결정하고, 활성화된 경우 권한 관리가 eRoom 또는 폴더에서 선택적인지 또는 필수적인지를 결정합니다. eRoom의 경우 이 설정은 eRoom 설정 내 옵션 페이지의 권한 관리 영역에 있습니다. 폴더의 경우 이 설정은 항목의 액세스 제어 페이지에 있습니다. 이 설정에 포함된 옵션은 다음과 같습니다.
권한 관리 정책에 의해 보호될 수 없음(eRooms 전용) - eRoom에서 권한 관리가 활성화되어 있지 않으므로 eRoom의 새로운 관련 파일이 보호되지 않습니다. eRoom에서 권한 관리가 이미 활성화되어 있는 경우에는 비활성화됩니다. 기존의 보호되는 파일은 실제 정책에 의해 보호됩니다. 이 정책은 편집이 가능합니다. 하지만 권한 관리가 비활성화되면 eRoom 및 폴더 정책이 더 이상 포함된 파일에 영향을 주지 않습니다. 따라서 권한 관리가 활성화되어 있는 동안에는 보호되는 파일의 실제 정책이 유효 정책과 다를 수 있습니다.
권한 관리 정책에 의해 선택적으로 보호될 수 있음 - eRoom에 대해 선택된 경우 eRoom 및 eRoom 내 기존 폴더 전체에서 권한 관리가 활성화됩니다. eRoom 또는 폴더에 대해 선택한 경우 모든 기존 관련 파일(중첩된 폴더의 파일, 모든 eRoom 항목에 대한 첨부 파일 상자의 파일 및 eRoom 받은 편지함의 메시지에 첨부된 파일 포함)은 자동으로 보호되지 않지만 eRoom 또는 폴더의 정책을 통해 보호될 수 있습니다. 마찬가지로 새로운 관련 컨텐트는 eRoom 또는 폴더에 추가될 때 자동으로 보호되지 않지만 보호될 수 있습니다. 폴더의 경우 유효 정책이 "자동으로 보호됨"이면 제한 기호(
)가 라디오 버튼 옆에 나타나고 이 옵션을 선택할 수 없습니다.
권한 관리 정책에 의해 자동으로 보호됨 - eRoom에 대해 선택된 경우 eRoom 및 eRoom 내 기존 폴더 전체에서 권한 관리가 활성화됩니다. eRoom 또는 폴더에 대해 선택한 경우 모든 기존 관련 파일(중첩된 폴더의 파일, 모든 eRoom 항목에 대한 첨부 파일 상자의 파일 및 eRoom 받은 편지함의 메시지에 첨부된 파일 포함)은 eRoom 정책 또는 폴더의 유효 정책을 통해 자동으로 영구 보호됩니다. 마찬가지로 이 설정이 적용된 후 eRoom 또는 폴더에 추가된 모든 폴더 및 관련 파일(eRoom 항목에 대한 첨부 파일 또는 eRoom 받은 편지함에 도착한 e-메일 메시지 파일 포함)은 추가되는 즉시 자동으로 보호되거나(파일), 권한 관리가 설정됩니다(폴더).
폴더는 상위 항목의 정책을 상속하거나 보호되는 파일에 대해 자체 정책을 정의할 수 있습니다. 폴더의 정책이 상속되면 폴더에 대해 권한 관리 설정을 지정할 수 없습니다. 폴더에 대한 편집 권한이 있고 폴더의 유효 정책이 관련 파일을 선택적으로 보호될 수 있음?이면 폴더에 대해 권한 관리 설정을 지정할 수 있습니다.
eRoom의 경우 권한 관리 정책 설정은 eRoom 설정 내 옵션 페이지의 권한 관리 영역에 있습니다. 폴더 또는 관련 파일의 경우 이러한 설정은 항목의 액세스 제어 페이지에서 정책 설정?을 클릭할 때 열리는 권한 관리 정책 설정 페이지에 있습니다. 보호되는 파일에 대한 권한 관리 정책 설정은 다음과 같습니다.
이 정책을 사용하는 파일에 액세스할 수 있는 구성원은 다음을 수행할 수 있습니다.
인쇄 - 해당 액세스 권한이 있는 구성원이 파일을 인쇄할 수 있도록 허용할 수 있습니다.
컨텐트 복사 - 해당 액세스 권한이 있는 구성원이 파일에서 컨텐트를 복사할 수 있도록 허용할 수 있습니다.
n일 후에 오프라인 파일에 대한 액세스 새로 고침 - 구성원이 파일에 대한 오프라인 액세스를 새로 고쳐야 하기까지 네트워크와의 연결이 끊겨 파일에 액세스할 수 없는 최대 일수(n)를 지정합니다. 오프라인 상태인 동안에는 보호되는 문서를 편집할 수 없습니다. 이 설정이 0이면 오프라인 액세스가 비활성화됩니다. 보호되는 문서의 오프라인 액세스에 대한 자세한 내용은 IRM 클라이언트 도움말을 참조하십시오.
날짜 시간에 파일 만료 - 보호되는 파일에 대한 정책이 만료되는 날짜를 지정합니다. 시간을 지정하는 것은 선택 사항입니다. 보호되는 파일이 만료되면 eRoom에 남아 있지만 열 수 없습니다. 날짜 필드가 비어 있으면 컨텐트에 만료 날짜가 없는 것입니다.
워터마크 - 보호되는 파일의 인쇄된 페이지에 나타날 명명된 워터마크를 선택합니다(있는 경우). "(없음)"을 선택하면 워터마크가 지정되지 않습니다. 워터마크는 유효 정책의 영향을 받지 않습니다. 즉, 컨테이너의 정책 워터마크 선택은 해당 컨테이너에 한정되며 상위 항목의 워터마크를 사용하지 않습니다.
코디네이터만 eRoom에 대한 정책 설정을 수정할 수 있고 항목에 대한 편집 목록에 있는 구성원만 해당 항목에 대한 정책 설정을 수정할 수 있습니다.
eRoom에서 권한 관리가 활성화되면 이동, 복사, 만들기, 업로드, 삭제, 끌어서 놓기 등의 작업 수행 결과는 권한 관리가 활성화되지 않았거나 비활성화되었을 때 작업을 수행한 결과와 다릅니다.
다음과 같은 모든 경우에서 두 가지 원칙은 지켜집니다.
일단 권한 관리를 통해 파일이 보호되면 보호되는 상태로 유지됩니다. 해당 유효 정책은 위치에 따라 변경될 수 있지만 보호되지 않는 상태가 되지는 않습니다.
비관련 파일(Microsoft Office 파일 및 Adobe Acrobat 파일 제외)은 eRoom에서 사용되는 권한 관리의 영향을 받지 않습니다.
보호되는 파일의 편집 목록에 있는 구성원만 보호되는 파일을 복사할 수 있습니다. 마찬가지로 권한 관리가 활성화된 폴더에 대한 편집 권한이 있는 구성원만 해당 폴더를 복사할 수 있습니다.
권한이 활성화된 위치(폴더 또는 eRoom)로 항목을 이동하거나 복사한 결과는 원본 항목(폴더 또는 파일)의 권한 관리 설정 또는 보호 상태, 대상 위치에서 유효한 권한 보호 방법 및 정책에 따라 달라집니다.
대상 위치가 "선택적으로 보호될 수 있음"으로 설정되어 있으면 이동하거나 복사한 보호되지 않는 관련 파일(첨부 파일 포함)은 자동으로 보호되지 않습니다.
대상 위치가 "자동으로 보호됨"으로 설정되어 있으면 이동하거나 복사한 보호되지 않는 관련 파일(첨부 파일 포함)이 대상 위치의 유효 정책에 의해 자동으로 보호됩니다.
위의 두 경우에서 폴더는 해당 권한 보호 방법을 유지합니다. 즉, 원본 폴더가 해당 정책을 상속하면 새 상위 항목의 정책을 상속하고, 원본 폴더에 자체 정책이 있으면 해당 실제 정책은 변경되지 않지만 새 위치의 유효 정책에 따라 해당 유효 정책이 변경될 수 있습니다.
새 폴더 만들기 - "선택적으로 보호될 수 있음" 또는 "자동으로 보호됨"으로 설정된 대상 위치에 새 폴더를 만들면 새로 만들어진 폴더가 처음에는 상위 항목의 정책을 상속합니다.
새 항목 만들기 - "선택적으로 보호될 수 있음"으로 설정된 대상 위치에 새 항목을 만들면 첨부된 모든 관련 파일이 자동으로 보호되지 않습니다. "자동으로 보호됨"으로 설정된 대상 위치에 새 항목을 만들면 첨부된 모든 관련 파일이 자동으로 보호됩니다. 두 경우 모두 새로 만들어진 항목에 첨부된 폴더가 있으면 이 폴더는 상위 항목의 정책을 상속하여 권한이 활성화됩니다.
새 관련 파일 만들기 또는 업로드 - "선택적으로 보호될 수 있음"으로 설정된 대상 위치에 만들거나 업로드한 관련 파일은 자동으로 보호되지 않습니다. "자동으로 보호됨"으로 설정된 대상 위치에 만들거나 업로드한 관련 파일은 자동으로 보호됩니다.
폴더 삭제 - 권한이 활성화된 폴더는 권한이 활성화되지 않은 폴더와 같은 방식으로 삭제할 수 있습니다. eRoom에서 휴지통을 사용하는 경우 폴더는 휴지통으로 이동합니다. 코디네이터만 권한이 활성화된 폴더를 복원할 수 있습니다. 폴더를 복원할 때 폴더가 해당 정책을 상속하는 경우에는 복원할 위치의 정책을 상속합니다. 자체 정책을 정의하는 경우에는 원래 정책을 유지합니다. 두 경우 모두 복원할 위치의 유효 정책에 따라 해당 유효 정책이 변경될 수 있습니다. 폴더가 휴지통에서 삭제될 때 해당 폴더와 그 안에 있는 보호되는 컨텐트는 eRoom과 정책 서버 모두에서 제거됩니다.
파일 삭제 - 권한이 보호되는 파일은 보호되지 않는 파일과 같은 방식으로 삭제할 수 있습니다. eRoom에서 휴지통을 사용하는 경우 파일은 휴지통으로 이동합니다. 파일 복원 규칙은 복사할 때와 같으며 코디네이터만 수행할 수 있습니다. 파일이 휴지통에서 삭제될 때 해당 파일은 eRoom과 정책 서버 모두에서 제거됩니다.
끌어서 놓기로 폴더 추가 - 끌어서 놓기로 데스크톱에서 "선택적으로 보호될 수 있음" 또는 "자동으로 보호됨"으로 설정된 대상 위치로 추가한 폴더는 상위 항목의 정책을 상속하여 자동으로 권한이 활성화됩니다. 그 안에 있는 보호되지 않는 관련 파일은 대상 위치에서 유효한 권한 보호 방법에 따라 자동으로 보호되거나 보호되지 않습니다.
끌어서 놓기로 파일 바꾸기
보호되는 파일(원본)을 다른 보호되는 파일(대상)에 놓으면 대상 파일이 바뀌고 해당 정책이 대상 파일의 정책과 일치하도록 변경됩니다.
보호되는 파일을 보호되지 않는 파일에 놓으면 대상 파일이 바뀌고 기존 정책과 함께 보호되는 상태로 유지됩니다.
보호되지 않는 관련 파일을 보호되는 파일에 놓으면 대상 파일이 바뀌고 대상 파일의 정책을 사용하여 보호됩니다.
보호되지 않는 관련 파일을 다른 보호되지 않는 파일에 놓으면 대상 파일이 바뀌고 보호되지 않습니다.
비관련 파일을 보호되지 않는 파일에 놓으면 파일이 바뀝니다.
비관련 파일을 보호되는 파일에 놓아 바꿀 수는 없습니다.
보호되는 파일을 eRoom 외부로 이동하거나 복사할 수 있으며 다운로드하여 보거나 편집할 수 있습니다. 파일이 eRoom 외부에 있는 동안에는 eRoom 내부에서 사용되는 정책에 따라 보호되며 적절한 권한이 있는 eRoom 구성원만 파일을 열 수 있습니다.
이동하고 있는 협업공간을 통해 한 커뮤니티에서 권한 관리를 허용하는 다른 커뮤니티로 권한이 활성화된 eRoom을 이동하면 새로운 위치의 eRoom에서 권한 관리가 원본 커뮤니티와 같은 방식으로 작동합니다. 대상 커뮤니티에서 권한 관리가 활성화되어 있지 않으면 eRoom의 보호되는 컨텐트는 보호되는 상태로 유지되지만 eRoom, 커뮤니티 또는 사이트에 대해 권한 관리를 비활성화하는 규칙을 따릅니다.
이동하고 있는 eRoom에 권한이 활성화되어 있지 않으면 권한 관리가 대상 커뮤니티에서 활성화되어 있는 경우 그대로 유지됩니다.
보호되는 파일이 있는 eRoom 또는 협업공간을 내보낸 사이트와 같은 사이트로 가져오면 복사본으로 간주되고 평상시와 같이 보호됩니다.
보호되는 파일이 있는 eRoom 또는 협업공간을 내보낸 사이트와 다른 사이트로 가져오면 eRoom 관련 정책 설정이 파일에서 제거되고 "보호되지 않음"으로 표시됩니다. 파일은 암호화된 상태로 유지되지만 eRoom에서는 이러한 파일을 암호화된 상태로 식별하지 못합니다. 예를 들어, 파일에 "보호됨" 아이콘()이 표시되지 않고 이러한 파일에 대한 액세스 제어 페이지에 권한 관리 제어 또는 정보가 표시되지 않습니다. 이러한 파일에 액세스할 때 정책 서버는 해당 정책 및 ACL에 대해 원래 파일을 참조합니다. 파일을 찾을 수 없으면 가져온 eRoom에서 파일을 열 수 없습니다.
eRoom에서 원래 보호되었던 파일을 추가하면 이전 섹션에 설명된 것과 같은 규칙이 적용됩니다.
eRoom에서 파일이 원래 보호되지 않았으면 보호되는 상태로 유지되지만 eRoom에서 이렇게 식별하지 못합니다. 예를 들어, 파일에 "보호됨" 아이콘()이 표시되지 않고 이러한 파일에 대한 액세스 제어 페이지에 권한 관리 제어 또는 정보가 표시되지 않습니다.
보호되는 컨텐트 또는 권한이 활성화된 폴더가 있는 템플릿 데이터베이스의 인스턴스를 만들면 복사본으로 간주되고 평상시와 같이 보호됩니다.
템플릿이 만들어진 사이트와 같은 사이트에서 템플릿의 인스턴스가 만들어질 때만 보호되는 컨텐트 또는 권한이 활성화된 폴더가 있는 템플릿 eRoom에서 eRoom을 만들 수 있습니다.