참고: 코디네이터가 해당 eRoom에서 항목에 대한 액세스 권한을 관리할 수 있는 방법 중 하나는 구성원을 서로 다른 액세스 수준을 갖는 여러 역할에 지정하는 것입니다.이 항목은 다음 섹션으로 구성되어 있습니다.
eRoom 액세스 제어는 항목을 보고, 열고, 편집할 수 있는 구성원을 지정합니다. 처음에 항목을 작성하면 다음과 같이 지정됩니다.
해당 항목을 액세스할 수 있는 누구나 항목을 열 수 있습니다.
해당 항목을 열 수 있는 누구나 항목을 볼 수 있습니다.
소유자만 편집할 수 있습니다.
편집 권한은 항목의 속성(이름, 첨부 파일 상자 추가 여부, 아이콘, 액세스 제어 설정 등)을 수정할 수 있는 권한입니다. 열기 권한은 eRoom에서 참가자나 코디네이터 같은 해당 역할(옵저버는 해당되지 않음)을 가졌을 경우 해당 항목을 열 수 있으면 누구나 설명을 추가하고, 항목을 만들고, 파일을 첨부할 수도 있음을 의미합니다. 항목이 숨겨졌을 경우, 열기 권한이 있는 구성원만 해당 항목을 볼 수 있습니다.
항목의 액세스 제어 설정은 해당 항목에만 적용됩니다. 포함된 각 항목은 해당 제어 설정을 가집니다. 그러나 그러한 항목 중 하나를 열려면 적어도 해당 항목에 대한 열기 권한이 있어야 합니다.
다음은 액세스 제어를 사용하는 몇 가지 예입니다. 예제1, 예제2
다음과 같은 방법으로 항목에 대한 액세스를 제어합니다.
액세스 제어 속성 설정
폴더, 받은 편지함, 일정, 데이터베이스 등에 대한 초기 소유자 설정 지정. 이 설정은 해당 컨테이너에 만들어지는 새 항목에 대한 초기 편집 목록을 정의합니다.
참고: 코디네이터가 해당 eRoom에서 항목에 대한 액세스 권한을 관리할 수 있는 방법 중 하나는 구성원을 서로 다른 액세스 수준을 갖는 여러 역할에 지정하는 것입니다.
항목을 받을 수 있으면 해당 액세스 제어 속성을 볼 수 있습니다. 그러나 항목 소유자가 아닐 경우 이러한 속성을 변경할 수는 없습니다.
맵 또는 항목 상자에서 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 후 팝업 메뉴에서 "액세스 제어"를 선택합니다.
또는 항목의 확인란을 선택하고 명령 모음에서 "액세스"를 선택합니다.
또는 소유자의 이름을 클릭합니다.
항목을 만들 때 항목의 액세스 제어 속성을 설정할 수 있습니다. 또는, 항목 소유자도 항목을 편집할 수 있으며 항목을 만든 후에 액세스 제어 속성을 변경할 수 있습니다.
참고: 파일에 대한 편집 권한이 있을 경우, eRoom은 파일 이름 옆에 편집 아이콘(
)을 표시합니다.
항목을 만들거나 편집할 경우 만들기/편집 페이지 또는 만들기/편집 마법사에서 "액세스 제어"를 클릭합니다.
항목을 편집하지 않고 다음 중 하나를 수행할 수 있습니다.
맵 또는 항목 상자에서 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 후 팝업 메뉴에서 "액세스 제어"를 선택합니다.
항목 상자에서 하나 이상의 항목에 대한 확인란을 선택하고 명령 모음에서 "액세스"를 선택하거나 팝업 메뉴에서 "액세스 제어"를 선택합니다.
소유자의 이름을 클릭합니다.
eRoom에 권한 관리가 활성화되어 있으면 파일 및 폴더의 액세스 제어 페이지에 권한 관리 설정이 있습니다.
항목에 대한 편집 권한이 있으면 액세스 제어 페이지에 다음 확인란도 나타납니다.
열기 목록에는 해당 항목을 열어 내용을 볼 수 있는 특정 사용자 지정 역할의 구성원, 그룹의 구성원, 개별 구성원 등이 나열됩니다. 항목을 편집하거나 변경할 수 있는 사람은 해당 편집 목록에 나열됩니다.
참고 항목: 구성원 그룹의 편집 목록에 대한 자세한 내용은 "구성원 관리"의 그룹 속성을 참조하십시오.
액세스 제어 페이지에서 열기 또는 편집 상자 옆에 있는 구성원 선택기(
)를 클릭합니다.
구성원 선택 페이지가 열리고 eRoom의 모든 구성원이 나열됩니다.
참고 항목:큰 구성원 목록을 검색하는 방법에 대한 자세한 내용은 "구성원 관리” 항목의 큰 구성원 목록 검색을 참조하십시오.
구성원 선택 페이지에서 라디오 단추를 사용하여 다음을 지정합니다.
아무나: 항목을 가져올 수 있는 모든 구성원이 이 항목을 열거나 편집할 수 있습니다. eRoom에 추가된 모든 새 구성원이나 그룹은 해당 영역에서 제외되지 않는 한 항목에 액세스할 수 있습니다.
코디네이터만. eRoom에 추가된 모든 새 코디네이터는 동일한 액세스 권한을 갖습니다.
코디네이터 외 기타: 지정한 개별 구성원, 그룹 또는 사용자 지정 역할. 그룹 및 사용자 지정 역할은 동적이기 때문에, 그룹 또는 역할에 열기 또는 편집 권한을 부여하면 해당 그룹의 모든 새 구성원이나 해당 역할이 지정된 구성원은 항목에 대해 동일한 액세스 권한을 자동으로 갖게 됩니다.
"확인"을 클릭하여 액세스 제어 페이지로 돌아갑니다. 선택한 내용이 열기 또는 편집 상자에 표시됩니다.
"확인"을 클릭하여 액세스 제어 페이지를 닫고 새 설정을 적용합니다.
다른 사용자에게 항목 편집 권한을 줄 때는 다음에 주의하십시오.
설명이 포함된 페이지의 경우, 그 페이지를 편집할 수 있는 모든 사용자는 설명을 삭제할 수도 있습니다. 이 기능은 토론 사회자에게 유용합니다.
다른 사용자에게 페이지 또는 파일에 대한 편집 권한을 제공하면 해당 사용자는 모든 액세스 제어 설정을 변경할 수 있습니다. 이 목록에서 자신을 제거하지 마십시오. 제거할 경우 자신이 만든 파일이더라도 편집할 수 없게 됩니다.
액세스 제어 페이지에서 "읽기 전용(편집 불가)" 확인란을 선택하면 다른 사용자가 항목을 볼 수는 있지만 내용을 변경할 수는 없게 됩니다. 단, 해당 항목을 숨기지 않아야 합니다(예 보기).
액세스 제어 페이지에서 "숨김" 확인란을 선택하면 해당 항목을 열 수 있는 사용자만 항목을 볼 수 있습니다. 코디네이너와 관리자는 숨겨진 모든 항목을 항상 볼 수 있습니다.
참고: 휴지통 및 eRoom의 시작 페이지에도 액세스 제어 설정이 있지만, 이들은 숨길 수 없습니다.
참고 항목: 숨겨진 항목
eRoom에 파일을 추가할 경우 파일 업로드 페이지의 "비공개 초안" 확인란을 선택하면 열기 목록에 해당 파일의 소유자만 설정됩니다. 만든 사람이 열기 목록을 변경하지 않는 한 이 항목은 만든 사람만 열 수 있습니다.
시간이 날 때 편집하기 위해 eRoom에서 항목을 예약해 두려면 액세스 제어 페이지에서 "편집용으로 예약됨"을 선택합니다. 항목을 예약해 두면 다른 사용자가 해당 항목을 변경할 수 없습니다.
코디네이터만 자신이 소유하지 않은 항목에 대해 예약을 해제할 수 있습니다.
파일을 편집하는 동안에는 편집을 완료하여 변경 내용을 저장하거나 변경된 버전을 업로드할 때까지 eRoom에서 해당 파일을 자동으로 예약합니다.
참고 항목: 파일
폴더, 받은 편지함, 일정, 데이터베이스 또는 프로젝트 계획에 대한 액세스 제어 페이지에서 "상위" 컨테이너에 새로 만들어지는 "하위" 항목을 처음에 소유할 사람을 지정할 수 있습니다. (항목 소유자는 항목의 편집 목록에 있는 구성원 중 하나입니다.)
상위 컨테이너에 만들어지는 항목(폴더 또는 받은 편지함의 항목, 일정의 이벤트)에 대한 초기 소유자는 다음과 같이 선택할 수 있습니다.
항목을 만든 구성원
항목을 만든 구성원 및 [상위 컨테이너] 소유자
[상위 컨테이너]를 열 수 있는 모든 사용자
참고: 프로젝트 계획 작업에는 고유의 액세스 제어 설정이 없지만, 이러한 소유권 설정으로 생성 및 수정 작업이 가능한 사용자를 결정합니다.
컨테이너에서 항목을 만들거나 붙여 넣거나 이동할 때 새 항목에 대한 초기 편집 목록은 이 초기 소유자 설정에 의해 결정됩니다.
폴더, 받은 편지함 또는 일정에 대한 초기 소유자 설정을 변경하더라도, 기존의 하위 항목에 대한 편집 목록은 영향을 받지 않습니다.
새 컨테이너는 부모 컨테이너의 초기 소유자 설정을 상속받지 않습니다(예 보기).