파일

이 항목은 다음 섹션으로 구성되어 있습니다.

파일

eRoom에서는 다른 응용 프로그램에서 만든 파일을 보고, 추가하고, 편집할 수 있습니다. 다른 구성원도 동일하거나 호환되는 응용 프로그램()을 가지고 있으면 이러한 파일을 공유할 수 있습니다.

eRoom에 파일을 추가하면 해당 파일의 소유자가 되고 처음에 해당 파일을 편집할 수 있는 유일한 사람이 됩니다. 하지만 다른 구성원의 이름을 편집을 할 수 있는 사람 목록에 추가할 수 있습니다. 또한 파일을 버전별로 추적할 수도 있습니다.

참고 항목: eRoom Enterprise가 있으면 Documentum Server 링크 파일 작업을 참조하십시오.

참고: 커뮤니티에서 파일 보호가 활성화되어 있으면 eRoom의 코디네이터 및 관리자만 버전별로 추적한 파일을 삭제하거나 파일 버전 확인 기능을 해제할 수 있습니다. 또한 모든 새 파일에 대한 버전 추적 옵션이 활성화되어 있는 경우에도 코디네이터와 관리자만 새 파일을 추가할 때나 기존 버전 추적 파일에 대해 이 기능을 비활성화할 수 있습니다.

파일 보기

또는 해당 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "보기"를 선택합니다.

사용자가 파일을 보고 있을 때도 다른 구성원이 해당 파일에 액세스할 수 있습니다. 파일을 읽을 때 파일이 예약되는 것은 아니므로 다른 구성원이 같은 파일을 보거나 편집할 수 있습니다.

플러그인만 해당: 파일에 대한 편집 권한이 있을 때 파일을 열어서 편집하고 닫으면 변경 내용을 저장할 것인지 묻는 메시지가 표시됩니다. "예"를 클릭하면 eRoom이 해당 파일을 예약하고 변경 내용을 업로드한 후 예약을 해제합니다.   

eRoom에 파일 추가

eRoom에서 파일을 만들거나 컴퓨터 또는 Documentum Server에서 파일을 추가(업로드)하여 eRoom에 파일을 추가할 수 있습니다.

플러그인만 해당: Windows 바탕 화면에 있는 파일 또는 폴더를 eRoom의 항목 또는 첨부 파일 상자로 끌어다 놓을 수 있습니다. 또한 플러그인을 사용하는 경우에는 eRoom에서 파일을 만들 수 있습니다.

Windows 데스크톱에서 파일을 끌어서 추가하기(플러그인만 해당)

  1. 파일을 추가할 위치로 갑니다.

  2. 데스크톱이나 로컬 또는 네트워크 드라이브에서 복사할 파일을 찾습니다. Windows 탐색기를 사용하여 파일을 찾을 수도 있습니다.

  3. 파일을 eRoom 항목 상자, 폴더, 첨부 파일 상자로 끌고 갑니다.

파일 추가하기

  1. 파일을 추가할 위치로 갑니다.

  2. 다음을 수행하여 직접 파일 추가 페이지를 엽니다.

또는 다음을 수행하여 만들기 페이지에서 파일 추가 페이지를 엽니다.

  1. 파일 추가 페이지에서 다음 중 하나를 수행합니다.

  1. 원하는 옵션을 선택합니다.

  2. "확인"을 클릭하여 eRoom에 파일을 추가 또는 작성하거나 Documentum Server 링크 파일을 만듭니다(선택에 따라).

참고: 보안상의 이유로 사이트에서 일부 파일 형식을 열거나 eRoom에 저장하지 못하도록 차단할 수 있습니다(예: .bat, .exe, .doc 등). 이는 사이트 관리자가 선택적으로 지정합니다.

새로 만들거나 추가한 파일을 저장소에 링크:

  1. 파일 추가 페이지를 엽니다.

  1. "내 컴퓨터에서 파일 업로드" 또는 "eRoom에 새 파일 만들기"를 클릭하고 "Documentum Server에 링크" 확인란을 선택합니다. (Documentum Server 링크가 기본적으로 활성화된 경우에는 이 확인란이 이미 선택되어 있습니다.)

참고: 관련 컨텐츠를 자동으로 보호하는 권한 관리 정책이 있는 폴더 또는 eRoom의 파일에는 "Documentum Server에 링크" 확인란을 사용할 수 없습니다.

  1. 컴퓨터에서 업로드할 파일을 찾거나 새로 만들 파일의 이름과 유형을 지정한 다음 "E®AI"A≫ A¬¸?CO´I´U.

  2. "Documentum Server 링크: 위치 선택" 페이지에서 파일을 저장할 저장소 내의 캐비닛 및 폴더를 찾습니다. 또는 "저장소 변경"을 클릭하고 다른 저장소를 선택할 수 있습니다.

  3. 원하는 캐비닛이나 폴더를 선택하고, 해당하는 경우 목록에서 템플릿을 선택합니다. 선택을 마쳤으면 "확인"을 클릭합니다.

  4. "Documentum Server 링크" 페이지에서 다른 위치를 선택하거나, "확인"을 클릭하여 지정한 저장소 위치에 파일을 저장합니다.

  5. 파일을 Documentum Server에 링크할 때 파일 속성(사이트 또는 커뮤니티 설정)이 필요한 경우, WDK 속성 구성 요소가 새 창에 열립니다. 필수 속성이 있는 템플릿을 선택한 경우에는 그 속성을 먼저 지정해야 Documentum Server에 파일을 저장할 수 있습니다. 필수 속성이 없는 파일의 경우, 필요에 따라 속성을 지정하거나 지정하지 않을 수 있습니다. "확인"을 클릭하여 속성을 설정하고 창을 닫습니다.

  6. 파일 추가 페이지에서 "확인"을 클릭하면 선택한 파일 또는 새로 만든 파일을 eRoom이 저장소의 지정된 위치로 업로드하는 것과 동시에 eRoom에는 하나 이상의 Documentum Server 링크 파일 아이콘이 만들어집니다.

새 링크의 이름이 eRoom의 같은 컨테이너에 이미 있는 파일과 같은 경우 링크의 이름에 증분 숫자가 추가됩니다(예: filename.txt, filename (2).txt, filename (3).txt 등).

참고: </span> 파일 추가 페이지에서 "확인"을 클릭하고 이어서 나타나는 대상/템플릿 선택기 페이지에서 "취소"를 클릭하면 파일이 eRoom에 업로드되거나 생성되지만 저장소에 저장되지는 않습니다.

참고 항목: eRoom의 기존 파일을 사용하여 Documentum Server 링크 파일 만들기

파일 편집 및 예약

사용자가 파일을 편집하는 동안 eRoom은 이 파일을 예약하여 다른 구성원이 편집할 수 없도록 합니다. eRoom에서 파일을 바꾸거나 변경을 중단하면 eRoom은 예약을 해제합니다. 변경 후에는 이 파일이 업데이트되었다는 것을 다른 사람들이 알 수 있도록 파일에 읽지 않음 표시()가 나타납니다. 

참고: 필요한 경우 eRoom 코디네이터는 다른 사람이 편집할 수 있도록 eRoom에 있는 파일에 대한 예약을 해제할 수 있습니다.

나중에 편집하기 위해 파일을 보류하려면 파일에 수동 예약을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자가 편집을 마치고 예약을 해제할 때까지 다른 구성원이 파일을 편집할 수 없습니다.

참고: eRoom Enterprise가 있으면 eRoom에서 Documentum Server 링크 파일을 예약, 편집 및 예약 해제할 수 있습니다. 이렇게 하면 해당 작업이 저장소에 있는 링크 파일에 적용됩니다. 예를 들어, eRoom 애플리케이션에서 Documentum Server 링크 파일을 편집하면 해당 파일이 사용자에게 체크 아웃되며, 사용자가 변경 내용을 저장하고 예약을 해제할 때까지 저장소에 잠겨 있게 됩니다. 이 때 새 버전의 파일이 저장소로 체크 인되며 잠금이 해제됩니다. 반대로 저장소의 Documentum Server 링크 파일에 수행한 작업은 eRoom에 있는 해당 파일에 그대로 적용됩니다.

파일 예약하기

  1. 파일의 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "액세스 제어"를 선택합니다.

    또는 자세히 보기의 항목 또는 파일 첨부 상자에서 파일 확인란을 선택하고 명령 모음에서 "액세스"를 클릭합니다.

  2. 액세스 제어 페이지에서 "편집용으로 예약됨" 확인란을 선택합니다.

오프라인 편집(플러그인만 해당)

편집을 위해 파일을 예약하면 시작 > 프로그램 > 오프라인 편집용 eRoom 파일을 선택하여 오프라인 상태에서 액세스할 수 있는 로컬 폴더에 파일이 복사됩니다. 

eRoom을 시작할 때 오프라인 편집 디렉터리에 변경된 파일이 있을 경우, 해당 파일로 어떤 작업을 수행할 것인지 묻는 메시지가 나타납니다. 다음을 수행할 수 있습니다.

변경 사항을 업로드하거나 중단할 경우, 이후에 예약을 해제할 것인지 여부도 결정할 수 있습니다. "모든 파일에 동일하게 응답"을 선택하면 eRoom은 모든 파일을 같은 방식으로 처리합니다.

한 단계로 편집(플러그인만 해당)

  1. 파일의 편집 아이콘()을 클릭합니다.

    또는 항목 상자나 맵에서 해당하는 파일 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 후 팝업 메뉴에서 "편집"을 선택합니다.

    eRoom은 편집을 위해 파일을 예약했다가 기본 애플리케이션에서 이 파일을 엽니다.

  1. 파일을 편집하고 변경 사항을 저장합니다.

    eRoom이 변경 사항을 자동으로 업로드하고 예약을 해제합니다.

플러그인만 해당: eRoom 외부에서 편집한 파일을 업로드하려면 해당 파일을 데스크톱에서 eRoom의 이전 복사본으로 끌어서 놓습니다.

브라우저만 사용하여 파일 편집하기

  1. 파일의 편집 아이콘()을 클릭합니다.

    또는 항목 상자나 맵에서 해당하는 파일 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭한 후 팝업 메뉴에서 "편집"을 선택합니다.

  1. 파일 편집 페이지에서 "편집하기"를 선택하고 "확인"을 클릭합니다.

    이렇게 하면 편집할 파일이 예약됩니다.

  1. 파일 편집 페이지의 링크를 사용하여 편집할 파일을 같은 창 또는 새 브라우저 창에 엽니다.

  2. 파일을 편집합니다.

  3. 같은 브라우저 창에서 파일을 열었을 경우에는 "뒤로" 단추를 눌러 파일 편집 페이지로 돌아갑니다.

    다른 브라우저 창에서 파일을 열었다면 해당 브라우저의 창을 닫습니다.

  1. 수정된 파일의 변경 내용을 저장할 것인지 묻는 대화 상자가 나타나면 "예"를 클릭합니다.

    그러면 브라우저에서 "다른 이름으로 저장" 대화 상자가 열리고 여기서 파일을 사용자의 디스크에 저장할 수 있습니다.

  1. 파일을 컴퓨터에 저장한 후 같은 브라우저 또는 다른 브라우저 창의 파일 편집 페이지로 돌아갑니다.

    참고: 파일을 eRoom에 다시 추가하기 전에 "확인"을 클릭하여 파일 편집 페이지를 닫으면 사용자가 예약을 해제할 때까지(또는 코디네이터나 관리자가 해제할 때까지) eRoom에서 편집 예약을 계속 유지합니다.

  1. 파일 편집 페이지에서 "추가"를 클릭하여 편집된 파일을 eRoom에 다시 저장합니다.

  2. 파일 바꾸기 페이지에서 저장한 파일을 찾습니다.

    파일에 대한 버전 추적 기능을 활성화하려면 "버전 추적" 확인란을 선택합니다.

    파일에 대한 편집 예약을 유지하려면 "이후의 편집 예약 해제" 확인란을 선택 취소합니다. 취소하지 않으면 eRoom이 예약을 제거합니다.

  1. eRoom의 파일을 변경 내용이 포함된 파일로 바꾸려면 "확인"을 클릭합니다.

eRoom 외부에서 파일의 편집 예약을 계속 유지하고 파일을 편집할 수 있습니다. 이 경우에는 다음에 eRoom에서 파일을 편집할 때 파일 편집 페이지가 열리고 새 버전으로 교체할 것인지 또는 변경 내용을 취소하고 편집 예약을 해제할 것인지를 묻습니다. "이것을 새 버전으로 바꾸기"를 선택할 경우, 앞의 단계 9에서와 같이 파일 바꾸기 페이지가 열립니다.

파일 버전 추적

eRoom은 한 파일의 이전 버전을 모두 자동으로 보관할 수 있습니다. 버전을 추적하도록 설정된 파일은 목록 및 자세히 보기에서 이름 옆에 버전 아이콘()이 나타납니다(큰 아이콘으로 볼 때는 나타나지 않음).

파일에 대한 버전 추적 활성화하기

파일에 대해 버전 추적이 활성화되면 팝업 메뉴의 "버전 추적" 명령 옆에 확인 표시가 나타납니다. 해당 파일에 변경 내용을 업로드할 때마다 버전 제목과 변경 내용 메모를 입력할 수 있는 대화 상자가 열립니다.

파일의 버전 기록 보기

파일을 이전 버전으로 되돌리기

버전 메모 추가하기

파일에 대한 버전 추적 비활성화하기

  1. 버전 추적이 활성화되어 있는 파일의 아이콘을 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 팝업 메뉴에서 "버전 추적"을 선택합니다.

또는 파일의 버전 기록 페이지로 이동하여 "버전 추적 비활성화"를 클릭합니다.

  1. 버전 추적을 비활성화하고 파일의 이전 버전을 모두 삭제할지 확인합니다.

Documentum Server 링크 파일 및 버전 추적

eRoom Enterprise에서는 Documentum Server에 저장된 eRoom 파일에 대해 자동으로 버전을 추적합니다. eRoom에서는 가장 최근 버전의 파일에만 액세스할 수 있으나 Documentum Server에는 버전 기록이 보관되므로 여기서 다른 버전의 파일에 액세스할 수 있습니다.

Documentum Server 링크 파일에 변경 내용을 업로드할 때마다 eRoom 버전 추적 대화 상자에 새 버전을 Documentum Server의 새로운 주버전으로 지정할 수 있는 추가 옵션이 제공됩니다. 확인란을 선택하지 않은 상태로 두면 해당 버전이 부버전으로 저장됩니다. 버전 이름이 Documentum Server의 해당 값으로 전달됩니다.

eRoom에서 이미 버전이 추적된 기존 파일을 Documentum Server에 링크할 경우, 모든 버전 또는 현재 버전만 Documentum Server로 이동할 수 있습니다. 현재 버전만 Documentum Server로 이동하는 경우에는 이전 버전이 무시됩니다. 즉, eRoom 휴지통으로 이동하지 않습니다.

권한 관리로 파일 보호

권한 관리가 활성화되고 컨테이너의 유효 정책을 통해 관련 컨텐트가 자동으로 보호되는 폴더(eRoom 포함)에 권한 관리를 만들거나 이동하여 관련 파일(Microsoft Office 또는 Adobe Acrobat)을 보호할 수 있습니다.

파일에 대해 편집 권한이 있고 컨테이너의 정책을 통해 관련 컨텐트를 보호할 수 있으면 다음 절차를 사용하여 권한 관리를 활성화할 수 있습니다.

권한 관리로 파일 보호하기

  1. 파일의 액세스 제어 페이지를 엽니다.

eRoom에서 권한 관리가 활성화되어 있고 파일이 보호되어 있지 않으면 페이지에 "이 파일은 권한 관리 정책에 의해 영구적으로 보호됩니다."라는 확인란이 포함됩니다.

파일이 이미 보호되어 있으면 레이블 옆에 확인란이 없습니다.

폴더의 유효 정책이 보호될 수 없도록 설정되어 있는데 해당 파일에 대한 편집 권한을 가지고 있으면 확인란이 활성화되고 선택되지 않은 상태로 표시됩니다.

  1. "이 파일은 권한 관리 정책에 의해 영구적으로 보호됩니다." 확인란을 선택합니다.

  2. 확인 대화 상자에서 "확인"을 클릭합니다.

일단 액세스 제어 페이지에서 "확인"을 클릭하면 파일이 영구적으로 보호되고, 보호되지 않는 상태로 파일을 되돌릴 수 없습니다.

  1. "정책 설정"을 클릭하여 파일의 권한 관리 정책 설정 페이지를 엽니다. 이 페이지의 설정은 파일의 실제 정책을 정의합니다. 파일의 유효 정책에 따라 적용되는 설정 옆에는 제한 기호()가 나타납니다. 따라서 실제 설정이 효력을 발생하지 않습니다.

참고: 보호되는 파일은 검색을 위해 인덱싱되지 않습니다. 하지만 파일 이름 및 속성을 사용하여 해당 파일을 찾을 수 있습니다.

선택한 여러 개의 파일에 대한 권한 관리 지정

파일을 여러 개 선택하여 권한 관리 보호를 활성화하거나 정책 정보를 편집할 수 있습니다. 보호되는 관련 파일 전체가 같은 정책 설정을 사용하는 경우 액세스 제어 페이지 및 권한 관리 정책 설정 페이지가 권한 관리로 파일 보호하기 절차에 설명된 것과 동일하게 나타납니다.

하나 이상의 관련 파일이 보호되어 있지 않으면 "이 파일은 권한 관리 정책에 의해 영구적으로 보호됩니다."라는 확인란과 정책 설정 단추가 페이지에 나타납니다.

파일과 폴더를 모두 선택했으면 권한 관리 설정이 폴더와 파일에 대해 서로 다르므로 액세스 제어 페이지에 나타나지 않습니다.

권한 관리 정책 설정 페이지에서 선택한 모든 파일에 대해 설정이 같지 않으면 선택 해제된 상태로 나타납니다(선택 표시가 없거나 텍스트 필드가 비어 있음). 설정을 변경하면 선택한 파일 전체에 적용됩니다.  

참고 항목: 선택한 여러 개의 폴더에 대한 권한 관리 지정

권한 관리로 보호되는 파일 편집

해당 컨테이너에서 관련 파일의 편집을 시작한 후 변경 내용을 업로드하기 전에 eRoom 또는 폴더가 "자동으로 보호"로 활성화되는 경우에는 변경 내용을 eRoom에 업로드할 때 파일이 자동으로 보호됩니다.

보호되는 파일을 열면 기본 애플리케이션 (Office 애플리케이션 또는 Adobe Acrobat)의 제목 표시줄에 "IRM 보호됨"이란 단어가 포함됩니다. 이러한 단어를 커서로 가리키면 도구 설명에 파일을 보호하는 정책 값이 표시됩니다. 그러나 "만료" 값은 실제로 정책에 대한 파일 만료 설정이 아니라 오프라인 파일에 대한 액세스 새로 고침 설정을 반영합니다. 따라서 온라인으로 파일을 보는 경우 값은 항상 "없음"입니다. 오프라인으로 파일을 보는 경우 만료 값은 파일의 오프라인 액세스를 새로 고쳐야 하는 시간을 표시합니다. 보호되는 파일의 오프라인 액세스에 대한 자세한 내용은 IRM 클라이언트 도움말을 참조하십시오.

IRM 정책 서버 인증

보호되는 파일에 액세스하려면 먼저 정책 서버에서 인증을 받아야 합니다. eRoom 플러그인을 사용하는 경우에는 백그라운드로 정책 서버에 로그인됩니다. eRoom 플러그인을 사용하지 않는 경우에는 eRoom 자격 증명을 입력할 수 있는 서버의 로그인 대화 상자가 나타납니다.

먼저 eRoom에 로그인하지 않고 eRoom에서 보호되는 파일에 대한 작업을 수행하면 IRM 클라이언트에서 IRM 서버 로그인 대화 상자를 표시합니다. 보호되는 문서에 액세스하려면 eRoom 사용자 이름 및 암호를 입력해야 합니다.

보호되는 파일 및 버전 추적

eRoom 버전 추적은 보호되는 파일과 보호되지 않는 파일에 대해 똑같이 작동합니다. 보호되는 파일의 각 버전은 자체 정책에 따라 보호됩니다. 이 정책은 항상 현재 버전의 정책과 동일합니다. 파일의 현재 버전에 대한 정책만 변경할 수 있습니다. 관련 파일을 자동으로 보호하도록 설정된 폴더나 eRoom에 버전이 추적되는 파일을 이동, 복사 또는 복원하면 파일의 버전이 보호에 적합하지 않은 경우 작업이 실패하고 이유를 설명하는 메시지가 나타납니다.

파일 권한 관리 기록

파일의 마우스 오른쪽 클릭 팝업 메뉴에서 기록 명령을 사용하여 보호되는 파일에 대한 권한 관리 기록을 표시할 수 있습니다. 이 명령은 관리자, 코디네이터 및 파일 편집 목록의 구성원만 사용할 수 있습니다. 기록 명령을 선택하면 권한 관리 관련 이벤트에 대한 다음과 같은 정보를 보여주는 파일 기록 페이지가 열립니다.

기록 명령은 보호되는 파일에 대해서만 사용할 수 있습니다.

eRoom 외부에 있는 보호되는 파일에 액세스

WebDav, SAAPI, eRoom XML을 통해 파일에 액세스하거나 완전히 eRoom 외부에 있는 파일에 액세스하는 경우(예: 전자 메일을 통해 보내거나 공유 네트워크 드라이브에서 액세스하는 경우)에는 보호되는 파일의 유효 정책이 그대로 적용됩니다. 파일의 액세스 제어 속성은 파일에 액세스할 수 있는 eRoom 구성원과 각 구성원이 eRoom 내부 및 외부에서 파일에 대해 수행할 수 있는 작업과 수행할 수 없는 작업을 지정합니다. eRoom에 있는 파일에 액세스할 수 없는 구성원은 eRoom 외부에 있는 파일에도 액세스할 수 없습니다.