이 항목은 다음 섹션으로 구성되어 있습니다.
참고 항목: eRoom Enterprise에서만 사용 가능한 폴더 기능에 대한 자세한 내용은 링크된 폴더 및 저장소 내의 기본 저장 위치 지정을 참조하십시오.
폴더는 작업을 구성하는 데 사용하는 편리한 컨테이너(예 보기)입니다.
폴더를 만들거나 편집할 때는 폴더 만들기/편집 페이지에서 다음 속성을 설정하십시오.
폴더 이름 - 필수
폴더에 대한 설명(선택 사항)
구성원이 폴더에서 설명을 추가하고 투표할 수 있는지 여부 - 기본적으로 활성화
폴더의 파일이 연결된 세트인지 여부 - 기본적으로 비활성화, 또는 Documentum 저장소에 대한 자동 링크가 해당 폴더에 대해 설정되어 있는 경우 사용할 수 없으며 링크된 폴더에 대해 사용 불가능함(eRoom Enterprise에만 해당)
(eRoom Enterprise에서만, 링크된 폴더 제외) 폴더에 만들거나, 끌어놓거나, 붙여 넣거나, 라우팅한 모든 링크되지 않은 파일이 Documentum 저장소에 자동으로 저장되는지 여부 - 기본적으로 비활성화
폴더에 대한 액세스 제어 설정
폴더 아이콘 모양
폴더에 템플릿 항목이 있는지 여부(링크된 폴더에 대해 사용 불가능)
폴더에 라우팅 단추가 있는지 여부(링크된 폴더에 대해 사용 불가능)
폴더에 사용자 지정 명령이 있는지 여부(사용자 지정 명령에 대한 자세한 내용은 eRoom API 도움말에 포함되어 있는 Server Extension Programmer's Guide를 참조하십시오.)
플러그인만 해당: 한 번의 작업으로 폴더와 그 폴더의 전체 파일 계층을 eRoom 내부 또는 eRoom 외부로 끌어 놓을 수 있습니다. 폴더를 외부로 끌면 eRoom은 데스크톱 폴더를 생성하고 파일을 그 폴더에 복사한 다음 각 하위 폴더에 대해 이 프로세스를 반복합니다. 마찬가지로 파일 계층도 한 번의 작업으로 eRoom에 끌어 놓을 수 있습니다. 새 폴더로 끌어 놓을 때 eRoom은 내용을 연결된 세트로 설정할지 여부를 확인합니다.
파일 세트를 연결하면 그러한 파일 간에 관계가 설정되며 파일을 한 단위로 작업할 수 있습니다. 연결된 파일이 있는 폴더는 파일만 포함할 수 있습니다. 따라서 연결된 파일 세트가 있는 폴더에서는 "만들기" 명령을 사용할 수 없습니다(다른 파일을 추가하거나 붙여넣을 수는 있음). 마찬가지로, 파일 및 다른 항목(예: 다른 폴더)을 포함하는 폴더에서는 파일을 세트로 연결하는 옵션이 지원되지 않습니다.
참고: eRoom Enterprise에서는 연결된 파일 세트를 포함하는 폴더에 Documentum Server 링크를 만들 수 없습니다. 또한 Documentum 저장소에 대한 자동 링크가 폴더에 대해 설정되어 있는 경우에는 해당 폴더의 파일을 세트로 연결하는 옵션을 사용할 수 없습니다.
폴더를 만들거나 편집합니다.
폴더 만들기 또는 폴더 편집 페이지에서 "이 폴더의 파일을 연결된 한 세트로 표시 및 편집" 확인란을 선택합니다.
"확인"을 클릭합니다.
폴더의 항목 상자에 "이 폴더의 파일은 연결된 한 세트로 표시 및 편집됩니다"라는 메시지가 표시됩니다.
플러그인만 해당: 연결된 세트의 파일을 편집할 때는 개별 파일만 열 수 있으며 해당 세트의 모든 파일은 편집용으로 예약됩니다. 파일을 편집하고 eRoom으로 다시 업로드하면 그 파일 및 연결된 세트의 모든 파일에 대한 편집 예약이 해제됩니다.
브라우저만 해당: 폴더의 파일 세트에 연결할 수 있지만 한 번에 하나씩 다운로드하고 업로드해야 합니다.
참고 항목: 오프라인 편집(플러그인만 해당)
폴더에는 포함된 항목에 대한 액세스 제어 속성이 있듯이 자체 액세스 제어 속성이 있습니다. 폴더를 만들거나 편집할 때 다음을 수행할 수 있습니다.
참고 항목: 정보에 대한 액세스 제어
권한 관리가 활성화된 컨테이너(eRoom 포함)에 폴더를 만들거나 이동하여 권한 관리를 활성화할 수 있습니다. 새로 만들거나 이동한 폴더는 해당 상위 항목의 정책을 상속하지만 폴더에 대해 편집 권한이 있으면 선택적으로 자체 정책을 지정할 수 있습니다. 폴더의 초기 정책은 상위 항목의 실제 정책을 복사한 것이고 상위 항목의 정책이 변경될 때 변경되지 않습니다. 폴더에 대한 유효 정책을 통해 권한 관리를 사용하는 폴더에서 관련 파일을 보호하는 방식이 결정됩니다.
eRoom에 권한 관리가 활성화되어 있으면 해당 eRoom에 있는 모든 폴더가 포함하고 있는 관련 컨텐트를 보호합니다. 관련 컨텐트를 보호해야 하는지 또는 보호할 수 있는지 여부를 지정할 수 있지만 개별 폴더에 대한 권한 관리를 비활성화할 수는 없습니다.
참고: 폴더에 대해 일단 권한 관리가 활성화되면 폴더의 편집 목록에 있는 구성원만 폴더를 복사할 수 있습니다.
상위 항목의 정책 상속 - 이 옵션을 선택하면 폴더가 해당 상위 항목의 정책에서 권한 관리 정책을 상속합니다. 관련 파일은 상속되는 정책에 따라 선택적으로 또는 자동으로 보호됩니다.
자체 정책 정의 - 이 옵션을 선택하면 폴더가 자체 정책을 정의합니다.
폴더가 자체 정책을 정의하고 사용자에게 폴더에 대한 편집 권한이 있으면 이 폴더의 새 Microsoft Office 파일 및 Adobe Acrobat 파일 설정에 대해 적합한 옵션을 선택하거나 다음 옵션 중 하나를 선택하여 폴더의 관련 파일을 선택적으로 보호할지 또는 자동으로 보호할지를 지정합니다.
폴더의 파일 보호 정책을 정의하려면 "정책 설정"을 클릭하여 폴더의 권한 관리 정책 설정 페이지를 엽니다(설정 설명 보기). eRoom의 정책과 마찬가지로 폴더의 권한 관리 정책이 상속되어 이 폴더에 있는 폴더 및 새로 보호되는 관련 파일에 대한 초기 정책으로 사용됩니다. 이 페이지의 설정으로 폴더의 실제 정책을 정의합니다(처음에는 상위 항목에서 상속됨). 폴더의 유효 정책에 따라 적용되는 설정 옆에는 제한 기호()가 나타납니다. 따라서 실제 설정이 효력을 발생하지 않습니다. 폴더가 자체 정책을 정의하도록 설정되어 있고 폴더에 대한 편집 권한이 있는 경우에는 정책 설정을 적절하게 지정하십시오.
참고: (eRoom Enterprise에만 해당) Documentum 저장소 내에 기본 저장 위치가 있는 폴더나 링크된 폴더에 대해서는 권한 관리를 활성화할 수 없습니다. 마찬가지로, 폴더나 eRoom에 대한 정책이 관련 컨텐트를 "자동으로 보호"하는 것이면 해당 폴더나 eRoom의 폴더에 대해 저장소 내의 기본 저장 위치를 지정하는 옵션을 사용할 수 없습니다. 마찬가지로, 저장소에서 파일을 추가하거나 새 파일 또는 기존 파일을 해당 폴더나 eRoom의 저장소에 연결할 수 없습니다.
폴더를 여러 개 선택하고 해당 정책 정보를 편집할 수 있습니다. 모든 폴더가 같은 방식으로 활성화되어 있고 같은 정책 설정을 사용하는 경우 액세스 제어 페이지 및 권한 관리 정책 설정 페이지가 위의 폴더에서 권한 관리 설정 지정하기 절차에 설명된 것과 동일하게 나타납니다. 한 폴더는 보호할 수 있고?다른 폴더는 자동으로 보호되는?경우와 같이 폴더가 같은 방식으로 활성화되어 있지 않으면 다음 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.
현재 상태 유지 - 이 옵션을 선택하면 다음 옵션에서 선택한 항목이 선택 해제되고 정책 설정 단추가 비활성화됩니다.
이 폴더의 MS Office 및 Adobe Acrobat 파일 - 이 옵션을 선택한 경우 다음 보호 옵션 중 하나를 선택하십시오.
권한 관리 정책 설정 페이지에서 선택한 모든 폴더에 대해 설정이 같지 않으면 선택 해제된 상태로 나타납니다(선택 표시가 없거나 텍스트 필드가 비어 있음). 설정을 변경하면 선택한 폴더 전체에 적용됩니다.
파일과 폴더를 모두 선택했으면 권한 관리 설정이 폴더와 파일에 대해 서로 다르므로 액세스 제어 페이지에 나타나지 않습니다.
참고 항목: 선택한 여러 개의 파일에 대한 권한 관리 지정
eRoom이 제공하는 표준 항목뿐만 아니라, 업무 필요에 맞게 사용자 지정된 템플릿 항목을 만들 수 있습니다. 템플릿 항목을 사용하면 모임 일정 또는 지출 보고서 등의 일반 항목을 간단히 다시 만들 수 있습니다(예 보기).
폴더에 템플릿 항목을 추가하고 기존 템플릿 항목을 편집 또는 삭제할 수 있습니다.
폴더를 만들거나 편집할 경우 폴더의 만들기 또는 편집 페이지에서 "템플릿 항목"을 클릭합니다.
템플릿 항목 페이지에서 "추가"를 클릭합니다.
템플릿 항목 추가 페이지에서 다음을 수행합니다.
템플릿 항목의 이름을 입력합니다.
eRoom의 항목 목록에서 템플릿으로 지정할 항목을 선택합니다. (숨겨진 항목을 이 목록에 표시하려면 적어도 열기 권한이 있어야 합니다.)
"확인"을 클릭합니다.
템플릿 항목 페이지에서 "확인"을 클릭합니다.
다음에 해당 폴더에 항목을 만들 때는 만들기 페이지에 이 템플릿 항목이 선택 사항으로 표시됩니다.
폴더를 편집할 경우 "템플릿 항목"을 클릭합니다.
템플릿 항목 페이지에서 템플릿 이름을 선택하고 "편집"을 클릭합니다.
템플릿 항목 편집 페이지에서 다음을 수행할 있습니다.
템플릿의 새 이름을 입력합니다.
템플릿으로 지정할 새 eRoom 항목을 선택합니다.
템플릿 항목 속성 편집을 마쳤으면 "확인"을 클릭합니다.
템플릿 항목 페이지에서 "확인"을 클릭합니다.
폴더를 편집할 경우 "템플릿 항목"을 클릭합니다.
템플릿 항목 페이지에서 템플릿 이름을 선택하고 "제거"를 클릭합니다.
"확인"을 클릭하여 폴더의 만들기 마법사에서 템플릿 항목의 제거를 확인합니다.
"확인"을 클릭하여 템플릿 항목 페이지를 닫습니다.
일부 폴더와 받은 편지함에서 라우트라고 하는 미리 정의된 경로에 따라 항목을 이동할 수 있습니다. 라우트는 항목을 보낼 수 있는 한 개 이상의 eRoom 대상 위치로 구성됩니다. 일반적으로 항목이 승인 프로세스 같은 워크플로와 연결된 경우 해당 항목을 라우팅합니다(예 보기).
폴더나 받은 편지함에는 작성자가 라우트를 지정한 경우에만 연관된 라우트가 있습니다. 이러한 경우, 해당 컨테이너의 항목에 대한 명령 모음에 라우팅 단추가 나타납니다.
팁: 라우팅 단추를 사용하는 일반적인 방법에는 후보 모집 프로세스(정식, 파일, 전화 화면 등)와 문제 보고 프로세스(긴급, 보류, 종료 등)가 포함됩니다.
폴더나 받은 편지함에서 항목 상자의 항목을 선택합니다.
명령 모음에서 항목을 보낼 대상 위치에 해당하는 라우팅 버튼 이름을 클릭합니다.
eRoom이 항목을 대상 폴더로 보냅니다.
폴더나 받은 편지함을 만들 때 라우팅 단추를 추가하고 기존 라우팅 단추를 편집 또는 삭제할 수 있습니다.
폴더나 받은 편지함을 만들거나 편집할 경우 만들기 마법사 또는 편집 페이지에서 "라우팅 버튼"를 클릭합니다.
라우팅 버튼 페이지에서 "추가"를 클릭합니다.
라우팅 버튼 추가 페이지에서 다음을 수행합니다.
라우팅 버튼 이름을 입력합니다.
라우터 상자 옆에 있는 구성원 선택 버튼()를 클릭하여 항목을 라우팅할 수 있는 사람을 지정합니다.
폴더 목록에서 대상 폴더를 선택합니다. (숨겨진 폴더를 이 목록에 표시하려면 적어도 열기 권한이 있어야 합니다.)
"확인"을 클릭합니다.
라우팅 버튼 페이지에서 "확인"을 클릭합니다.
지정한 이름의 단추가 해당 폴더의 명령 모음에 나타납니다. 폴더에서 항목을 선택하고 라우팅 단추를 클릭하여 해당 항목을 대상 폴더로 보냅니다.
폴더나 받은 편지함을 편집할 경우 편집 페이지의 "라우팅 버튼"를 클릭합니다.
라우팅 버튼 페이지에서 "편집"을 클릭합니다.
라우팅 버튼 편집 페이지에서 다음을 수행합니다.
단추의 이름을 새로 입력합니다.
라우터 상자 옆에 있는 구성원 선택 버튼()를 클릭하여 항목을 라우팅할 수 있는 사람을 변경합니다.
새 대상 폴더를 선택합니다.
버튼 속성 편집을 마쳤으면 "확인"을 클릭합니다.
라우팅 버튼 페이지에서 "확인"을 클릭합니다.
폴더나 받은 편지함을 편집할 경우 편집 페이지의 "라우팅 버튼"를 클릭합니다.
라우팅 버튼 페이지에서 버튼 이름을 선택하고 "제거"를 클릭합니다.
"확인"을 클릭하여 버튼 제거를 확인한 다음 다시 "확인"을 클릭하여 라우팅 버튼 페이지를 닫습니다.
팁: 라우팅 단추와 템플릿 항목을 함께 사용하여 새로운 프로세스를 통합하고 기존 프로세스를 조정합니다(예 보기).